תיעוד המערכת

חיבורים ואוטומציה#

המערכת קולטת לידים מכל מקור דרך נתיב אחד, עם מפתח נפרד לכל ערוץ — כך שרשימת הלידים מראה מאיזה ערוץ הגיע כל לקוח. הצורה המלאה, השדות, דוגמאות ל-Make ול-n8n ומפרט OpenAPI לקריאת מכונה נמצאים במסמך נפרד:

תיעוד קליטת לידים (API)

מרכזיות טלפון. חיבור מרכזייה אינו עובר דרך נתיב הלידים — הוא מוגדר בניהול המשרד ומקבל כתובת משלו. המערכת מזהה את שמות השדות המקובלים של כל מרכזייה ששולחת Webhook, בלי הגדרה נוספת, ומציגה שדות שהגיעו ואינם מוכרים לה כדי שלא ייבלעו בשקט.

מה שהמערכת צריכה מהצד השני הוא שניים בלבד — Webhook על אירוע שיחה, והקלטה שאפשר למשוך. השאלה שקודמת לחיבור עצמו היא מה בכלל צריך כדי שהשיחות ייכנסו: מרכזייה קיימת, סים או מספר וירטואלי, או אפליקציה במכשיר. האפשרויות והמחירים נמצאים במסמך נפרד:

חיבור שיחות ומרכזייה

אימייל מהכתובת של המשרד. משרד יכול לחבר את הדומיין שלו בהוספת שתי רשומות DNS אצל ספק הדומיין, וכל מייל ללקוח — הצעה, הסכם לחתימה — יוצא מכתובת המשרד. משרד שלא חיבר שולח מכתובת המערכת, וכל השאר זהה. תשובת הלקוח על מייל כזה נכנסת בחזרה אל תוך המערכת, לתיבה פנימית ולציר הלקוח, **בלי לגעת בתיבת הדואר הקיימת של המשרד**: אין שינוי רשומת MX ואין ניתוב מחדש של הדואר.

וואטסאפ ביזנס — המספר של הסוכן. כל סוכן מחבר את המספר העסקי שלו בלחיצה (ניהול משרד ← חיבורים ומודולים ← „חבר וואטסאפ ביזנס”), דרך תהליך רשמי של Meta, וממשיך לעבוד באפליקציה בטלפון כרגיל. פניות של לקוחות למספר שלו נכנסות כלידים עם ציר זמן מלא. מה מקבלים, מה משתנה באפליקציה ומה זה עולה — במדריך:

וואטסאפ ביזנס — חיבור המספר שלכם

חיבורים נוספים שמוגדרים מתוך המערכת: יומן Google (דו-כיווני), תיבת Gmail שממנה נפתחים לידים, וסליקה לחיוב המנוי.

מילון מונחים#

המילים שחוזרות בכל המסכים ובכל המדריכים — ומה בדיוק כל אחת מהן אומרת במערכת הזו.

ליד. פנייה נכנסת שעדיין לא הוחלט מה עושים איתה — מוואטסאפ, מטופס, ממייל, משיחה או בהקלדה. הופך לקונה או לנכס ב„המרה”, וההיסטוריה עוברת איתו.

קונה · שוכר. כרטיס לקוח עם דרישות ותקציב. אותו כרטיס לשני סוגי העסקה; סוג העסקה הוא שדה בו.

בשלות. דירוג הלקוח — חם מאוד, חם, מתעניין, לא בשל, לא רלוונטי. מסדר את הרשימה ואת סדר העבודה; אינו משפיע על ההתאמות עצמן.

התאמה. צימוד בין קונה לנכס עם אחוז והסבר. נוצרת מעצמה כשיש נכס פעיל וקונה עם דרישות. דרישת חובה שנשברת פוסלת; שדה חסר רק מוריד ניקוד.

הצעה. נכס שנשלח ללקוח — בוואטסאפ או במייל — עם קישור לדף הנכס. המערכת סופרת כמה פעמים הקישור נפתח.

מוכנות לשיווק. אחוז לצד כל נכס: כמה מהפרטים שחשובים לשיווק כבר מולאו. לחיצה מראה בדיוק מה חסר.

בלעדיות ומועד השליש. תקופה שבה המשרד הוא המתווך היחיד של הנכס. חוק המתווכים מסיים אותה בתום שליש מהתקופה אם לא תועדו שתי פעולות שיווק — והמערכת שומרת על המועד.

פעולת שיווק. מה שמאריך בלעדיות: הצעה שנשלחה, סיור שנקבע, נכס שהוצע למשרדים אחרים — נרשמים מעצמם; שילוט ומודעה — בלחיצה.

רשת המשרדים. המקום שבו משרדים משתפים ביקושים ונכסים באופן אנונימי ומציעים זה לזה — חינם, עם חלוקת עמלה שנקבעת מראש.

ביקוש. קונה ששותף לרשת: תקציב מעוגל, ערים, שכונות ודרישות — בלי שם ובלי טלפון.

הפניית לקוח. העברת פנייה שאינה מתאימה לכם למשרד אחר תמורת עמלת הפניה בקרדיטים. המשרד המפנה מצהיר על איכות הלקוח, הקולט מאשר — והפער בונה מוניטין.

קרדיטים. המטבע של הפניות הלקוחות ושל ביקושים ממקור חיצוני. אינם נוגעים לשיתוף פעולה רגיל, שהוא חינם.

סופטפון · שלוחה. קו טלפון שמנהל המשרד מקצה לסוכן, ואיתו הסוכן מדבר מהדפדפן עם אוזניות — כולל מענה לשיחות נכנסות.

מקור קליטה. כתובת ומפתח נפרדים לכל ערוץ שמזרים לידים (אתר, פייסבוק, דף נחיתה), כדי שכל ליד יישא את שם הערוץ שממנו הגיע.

Webhook. הודעה אוטומטית ממערכת אחרת — מרכזייה, בונה אתרים, וואטסאפ — לכתובת שהמערכת נותנת. כך שיחה או פנייה נכנסות בלי שאיש מקליד.

טופס „מה אתם מחפשים?”. קישור שנשלח ללקוח כדי שימלא בעצמו — דרישות אם הוא מחפש, פרטי הנכס אם יש לו נכס. נכנס לכרטיס, ובמקרה של נכס — כטיוטה לאימות.

הסוכן האישי. העוזר שמבין שפה חופשית — במסך הקולי ובוואטסאפ — ומבצע פעולות במערכת. כל מה שיוצא ללקוח מוצג לאישור לפני השליחה.

אוטומציה. כלל שפותח משימה, שולח תזכורת או התראה כשמתקיים תנאי — למשל ליד שלא נענה X שעות. מוגדרות בניהול משרד.

וואטסאפ ביזנס · דו-קיום. חיבור המספר העסקי של הסוכן למערכת דרך Meta, כך שאותו מספר עובד גם באפליקציה בטלפון וגם במערכת. הלקוח כותב למספר של הסוכן; המערכת קולטת ליד ומתעדת את השיחה, והסוכן ממשיך לענות מהטלפון.

תבנית מאושרת. נוסח הודעת וואטסאפ שאושר מראש, שבו עסק רשאי לפתוח שיחה עם לקוח. בתוך שיחה פעילה התשובה חופשית.

דומיין שולח. הדומיין של המשרד שחובר לשליחת מיילים, כדי שהצעות והסכמים ייצאו מכתובת המשרד. אינו נוגע לדואר הנכנס של המשרד.

כפילות. שני כרטיסים שנראים אותו אדם — אותו טלפון, שם דומה. הדשבורד מציע איחוד ששומר את ההיסטוריה של שניהם.

נתונים ופרטיות#

פרטי הלקוחות — שמות, טלפונים ואימיילים — נשמרים מוצפנים. הפרדת המשרדים נאכפת ברמת מסד הנתונים: שאילתה בלי הקשר משרד מחזירה אפס שורות, ולא נתונים של משרד אחר.

ברשת שבין המשרדים נחשף רק מה שאנונימי — הכוונה, האזור, התקציב והתיאור. שם וטלפון של לקוח נחשפים למשרד אחר רק אחרי שההפניה נקלטה בפועל.

בעל משרד יכול לייצא את כל נתוני המשרד, ולמחוק את החשבון מחיקה מלאה. אחרי מחיקה נשארות רק רשומות תשלום ללא פרטים אישיים, שחוק מחייב לשמור, ויומן פעולות של מזהים בלבד.

הנוסח המחייב נמצא במדיניות הפרטיות ובתנאי השימוש. הצהרת הנגישות זמינה בעמוד הנגישות.