# מתווכים — תיעוד המערכת מערכת ניהול למשרדי תיווך בישראל: נכסים, קונים ושוכרים, לידים מכל הערוצים, התאמות אוטומטיות, יומן, שיחות, הסכמים ורשת שיתופי פעולה בין משרדים. מערכת ענן בכתובת אחת, בלי התקנה בשרת של המשרד. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs · תיעוד קליטת לידים: https://app.metavchim.co.il/docs/api --- ## מה זו המערכת **מתווכים** היא מערכת ניהול למשרדי תיווך בישראל: הנכסים, הקונים והשוכרים, הלידים מכל הערוצים, ההתאמות ביניהם, היומן, השיחות, ההסכמים — ורשת שמאפשרת למשרדים לשתף פעולה זה עם זה. ## צעדים ראשונים מה עושים מיד אחרי ההרשמה כדי שהמערכת תתחיל לעבוד בשבילכם — ולא להפך. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#start ### 1. השלימו את אשף ההקמה אחרי ההרשמה נפתח אשף בן 4 שלבים: פרטי המשרד (שם, רישיון תיווך, טלפון), הוספת אנשי הצוות, נכס ראשון וקונה ראשון. אפשר לדלג ולחזור אליו דרך 'הקמה' בתפריט. ### 2. הכירו את הדשבורד הדשבורד מציג את היום שלכם: לידים חדשים שמחכים לטיפול, פגישות היום, משימות דחופות וכפילויות אפשריות של כרטיסים. כל קופסה לחיצה ומובילה למסך המלא. ### 3. הוסיפו את הצוות ניהול משרד ← אנשי צוות ← הוספה. כל עובד מקבל אימייל עם סיסמה זמנית. תפקיד קובע הרשאות: מנהל רואה הכל, סוכן רואה את הלקוחות שלו, עוזר וצופה מוגבלים יותר. אפשר לחדד הרשאות פר-משתמש. ### מה כדאי לעשות ביום הראשון בסדר הזה — כל שלב מקצר את הבא אחריו: - להשלים את אשף ההקמה (אפשר לדלג ולחזור). - לייבא את הנכסים והלקוחות מהמערכת הקודמת בקובץ אחד. - להוסיף את אנשי הצוות ולקבוע להם תפקידים. - לחבר את ערוצי הלידים — טופס, פייסבוק, מרכזייה — כדי שיפסיקו להיאסף ביד. ### מה בתפריט התפריט הימני מסודר לפי סדר העבודה ולא לפי סדר אלפביתי: קודם מה שיש (נכסים, קונים), אחר כך מה שנכנס (לידים, שיחות, תיבת מייל), אחר כך מה שעושים (התאמות, הצעות, יומן, משימות), ואז הרשת וניהול המשרד. מספר כתום ליד פריט פירושו שמשהו שם ממתין לכם. ### כפילויות הדשבורד מציג כרטיסים שנראים כמו אותו אדם — אותו טלפון, שם דומה. איחוד הוא פעולה אחת, והוא שומר את ההיסטוריה של שני הכרטיסים. עדיף לעשות את זה מוקדם, כשיש שתי כפילויות ולא עשרים. ### שאלות נפוצות **דילגתי על אשף ההקמה — איך חוזרים אליו?** הפריט „הקמה” בתפריט נשאר עד שהאשף הושלם. הוא מוצג למי שמנהל את המשרד. > **שימו לב:** בכל שדה טקסט במערכת אפשר לדבר במקום להקליד — התמקדו בשדה ויופיע מתחתיו כפתור 'דברו במקום להקליד'. ## מה לטפל בו עכשיו המערכת יודעת מה מחכה: ליד שלא נענה מאתמול, פגישה שהייתה ואין אחריה כלום, קונה שקיבל שלוש הצעות ולא הגיב. במקום שתחפשו את זה בעשרה מסכים, זה נאסף למקום אחד ומסודר לפי מה שדוחק. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#today ### 1. פתחו את הדשבורד ההמלצות יושבות בראש מסך הבית. כל שורה אומרת מה קרה, על מי, ומה הפעולה — ולוחצים עליה כדי להגיע ישר לכרטיס. ### 2. טפלו מלמעלה הסדר אינו כרונולוגי אלא לפי דחיפות: מה שיש לו מועד שעבר קודם למה שרק ממתין, ומה שנוגע ללקוח חי קודם למה שנוגע לכרטיס חסר. השורה הראשונה היא בדרך כלל השיחה שכדאי לעשות עכשיו. ### 3. מה שטופל נעלם מעצמו אין כאן סימון „בוצע”. ההמלצה נגזרת מהנתונים, ולכן ברגע שחזרתם לליד או סגרתם את המשימה היא פשוט אינה מיוצרת שוב בטעינה הבאה. ### מה המערכת מחפשת עשרה דפוסים, וכולם נגזרים ממה שכבר קיים במערכת — בלי שתדווחו דבר: - פגישה או סיור שקבועים להיום. - ליד שממתין למענה יותר מדי זמן, וליד שכבר עבר את זמן התגובה שהמשרד הגדיר. - משימה שעבר מועדה. - קונה שמתלבט — קיבל הצעות ולא הגיב. - התאמות שנמצאו ולא נשלחו לאיש. - קונה חם ששקט כבר תקופה. - סיור שהיה ואין אחריו מעקב. - נכס עם פרטים חסרים שמונעים ממנו להתאים. - הצעות שת"פ שממתינות לתשובה שלכם. ### בוואטסאפ — תקציר בבוקר, והרשימה כשמבקשים מי שחיבר את המכשיר מקבל בבוקר הודעה קצרה: הפגישה הראשונה ומתי, כמה משימות יש להיום, וכמה לידים ממתינים למענה. זה תדריך פתיחה ולא הרשימה עצמה — היא מגיעה כששואלים „מה דחוף היום?”, ואז כל שורה נוקבת בשם הלקוח ובטלפון שלו, כי בהודעה אין לאן ללחוץ וזה כל מה שצריך כדי להתקשר. ### מה כל אחד רואה ההמלצות נגזרות מהלקוחות שאתם רואים. סוכן מקבל המלצות על הלידים והקונים שלו ועל הערימה המשותפת; מי שרואה את כל המשרד מקבל גם את השאר. אין כאן ערוץ שעוקף הרשאה. ### שאלות נפוצות **אני רואה את אותה המלצה כמה ימים ברצף** פירושו שהדפוס עדיין קיים — הליד עדיין ללא מענה, או המשימה עדיין פתוחה. היא תיעלם כשהמצב במערכת ישתנה, ולא כשתסמנו שראיתם אותה. **אין לי המלצות בכלל** זה תקין ביום שאין בו מה לדחוף. אם זה נמשך והמערכת מלאה, בדקו שהלקוחות משויכים אליכם — המלצה נגזרת ממה שאתם רואים. > **שימו לב:** השורה הראשונה בבוקר היא כמעט תמיד שיחת טלפון. עשו אותה לפני שאתם פותחים כל מסך אחר. ## נכסים — מקליטה ועד שיווק שני שדות כדי לשמור, פס מוכנות שאומר מה חסר, ודף נכס מעוצב שנשלח ללקוח בלחיצה. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#properties ### 1. הוספת נכס נכסים ← 'נכס חדש'. חובה רק עיר וסוג נכס — השאר אפשר להשלים אחר-כך. מאפיינים (מעלית, חניה, מרפסת...) מסומנים בתגיות: לחיצה = יש, שנייה = אין, שלישית = לא ידוע. ### 2. קליטה בקול נכסים ← 'נכס בקול', או כפתור 'הסוכן הקולי' בהידר. מדברים חופשי — 'דירת 4 חדרים ברחוב הרצל 10 בחיפה, קומה 3 עם מעלית, מיליון וחצי' — והמערכת מפרקת את זה לשדות. בודקים, מתקנים אם צריך, ושומרים. ### 3. פס המוכנות לשיווק ליד כל נכס יש אחוז מוכנות: כמה מהפרטים שחשובים לשיווק כבר מולאו (מחיר, תמונות, כותרת שיווקית...). לחיצה על הנכס מראה בדיוק מה חסר. ### 4. תמונות ובעל הנכס בכרטיס הנכס מעלים תמונות (הראשית מסומנת בכוכב), מזינים את בעל הנכס — והוא מקבל כרטיס לקוח מלא עם היסטוריה, הסכם בלעדיות ועדכוני שיווק בוואטסאפ. ### המפה ושמות השכונות כתובת שאינה נופלת במקום הנכון נגררת על המפה לנקודה המדויקת, וזה מה שקובע את המיקום להתאמות ולחיפוש לפי אזור. שדה השכונה מציע את מה שכבר הוקלד במשרד — „שיכון ג’” ו„שיכון ג” הן שתי שכונות שונות בכל סינון ודוח, וההצעה מונעת בדיוק את זה. אפשר להמשיך להקליד כל שם, גם כזה שאיש עוד לא הזין. ### מה נדרש ומה לא לשמירת נכס נדרשים שני שדות בלבד — עיר וסוג נכס. זו החלטה ולא פשרה: נכס שנקלט בשיחת טלפון בזמן נסיעה אינו נקלט אם הטופס דורש חמישה עשר שדות, והנכס שלא נקלט אינו מגיע לאף אחד. את השאר משלימים אחר כך, ופס המוכנות מראה מה נשאר. ### מאפיינים בשלושה מצבים תגית מאפיין (מעלית, חניה, מרפסת) עוברת בין שלושה מצבים בלחיצה: יש, אין, ולא ידוע. „לא ידוע” אינו „אין” — קונה שדורש מעלית לא ייפסל בגלל נכס שפשוט לא נשאלה עליו השאלה. ### בעל הנכס הוא לקוח כשמזינים בעל נכס נפתח לו כרטיס לקוח מלא — עם היסטוריה, הסכם בלעדיות ואפשרות לעדכוני שיווק. המוכר אינו שדה טקסט על הנכס אלא צד בעסקה, וזה מה שמאפשר לשלוח לו דוח פעולות שיווק בלחיצה. ### דף הנכס שהלקוח רואה לכל נכס יש דף נחיתה מעוצב — תמונות, פרטים, מפה וכפתור פנייה — שנפתח מקישור בהצעה או נשלח בפני עצמו. הדף פועל בלי התחברות ובלי אפליקציה, ופנייה ממנו נכנסת כליד עם הנכס כבר מקושר. כל פתיחה נספרת, וזה מה שמזין את „מי מתלבט” במסך ההצעות. ### שאלות נפוצות **למה הנכס לא מופיע בהתאמות?** נכס שאינו בסטטוס פעיל אינו נכנס להתאמות. גם נכס שחסר בו מחיר, עיר או מספר חדרים — המנוע צריך אותם כדי להשוות. **אפשר לפרסם נכס למשרדים אחרים?** כן — בכרטיס הנכס יש שיתוף לרשת. מה נחשף ומה לא מוסבר במדריך שיתופי הפעולה. > **שימו לב:** יש קובץ אקסל ממערכת אחרת? נכסים ← 'ייבוא מאקסל' — המערכת מזהה גם כותרות של CRM זר. ## קונים ושוכרים כרטיס אחד לקונה ולשוכר: דרישות, בשלות, והתאמות שמופיעות ברגע שיש נכס מתאים. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#buyers ### 1. הוספת קונה קונים · שוכרים ← 'קונה חדש'. מזינים שם, טלפון, תקציב, ערים ודרישות (חדרים, מעלית, ממ"ד...). מסמנים אם זה קונה או שוכר — ואפשר לסנן לפי זה ברשימה. ### 2. דירוג בשלות כל קונה מדורג: חם מאוד, חם, מתעניין, לא בשל או לא רלוונטי. הדירוג קובע את סדר הרשימה ואת ההתראות — קונה חם שלא קיבל הצעה שבוע מייצר תזכורת. ### 3. התאמות אוטומטיות ברגע שיש נכס וקונה שמתאימים — המערכת מציגה התאמה עם ניקוד מוסבר במסך ההתאמות. דרישת חובה שנשברת (אין מעלית כשחובה) מדירה את הנכס; מידע חסר רק מוריד ניקוד. ### 4. שליחת הצעה מהתאמה יוצרים הצעה בלחיצה: נפתחת הודעת וואטסאפ מנוסחת עם קישור לדף נכס מעוצב. כשהקונה לוחץ 'מעניין אותי' — אתם רואים את זה בכרטיס. ### 5. הצעות שנשלחות מעצמן במייל אפשר להגדיר שהמערכת תשלח ללקוחות הצעות במייל בלי שתלחצו — רק מהתאמות פנימיות של המשרד, אף פעם לא מהרשת. ההגדרה וכל הסייגים בהדרכת 'מייל ללקוחות ותיבה נכנסת'; תשובת הלקוח על המייל חוזרת אליכם לתוך המערכת. ### מה מזין את ההתאמות מנוע ההתאמות משתמש בערים ובשכונות, בטווח החדרים, בתקציב, בסוג הנכס ובדרישות שסומנו כחובה. שדה שנשאר ריק אינו פוסל — הוא פשוט אינו משתתף. לכן כרטיס שמולא חלקית עדיין מקבל התאמות, רק פחות מדויקות. ### בשלות — ומה היא משנה דירוג הבשלות (חם מאוד, חם, מתעניין, לא בשל, לא רלוונטי) הוא מה שמסדר את הרשימה ואת סדר העבודה, והוא גם מה שמופיע בדוחות. הוא אינו משפיע על ההתאמות עצמן: לקוח שאינו בשל עדיין מקבל התאמה נכונה, פשוט לא בראש התור. ### סטטוס משלכם, מעל הבשלות בהגדרות ← המשרד אפשר להגדיר את השלבים שאתם עובדים לפיהם — „בסבב סיורים”, „ממתין למשכנתא”, „שלב 3”. כל שלב נשען על רמת בשלות אחת, וזו מה שקובע איפה הקונה יופיע בדשבורד ובהתראות. הבחירה בשלב על הכרטיס מעדכנת את שתיהן; שינוי ידני של הבשלות לרמה אחרת מוריד שלב שסותר אותה, כדי שהכרטיס לא יקרא שני דברים הפוכים. שלב שכבר רשום על כרטיסים אינו נמחק אלא יוצא מהתפריט ונשאר קריא עליהם. אפשר גם לומר את זה לסוכן הקולי — „תסמן את משה כהן בסבב סיורים” — ואם השם אינו מזוהה חד-משמעית הוא יאמר אילו שלבים קיימים במקום לנחש. ### שוכרים אותו כרטיס משמש לקונים ולשוכרים, וסוג העסקה הוא מה שמפריד. כך „קונים · שוכרים” הוא מסך אחד עם סינון, ולא שני מסכים שחצי מהפעולות בהם זהות. ### שאלות נפוצות **הקונה רוצה גם לקנות וגם לשכור — פותחים שני כרטיסים?** לא. כרטיס אחד, וסוג העסקה הוא שדה בו. מה שמפריד בפועל הוא הדרישות והתקציב — ואותם אפשר לעדכן בכל רגע; ההתאמות מתעדכנות בעקבותיהם. ## לידים — כל הערוצים במקום אחד וואטסאפ, טפסים, מייל, שיחות ודפי נחיתה — כל פנייה נכנסת הופכת לליד אחד, עם מקור ועם היסטוריה. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#leads ### 1. מאיפה מגיעים לידים וואטסאפ למספר העסקי, טפסים באתר (מקורות מרובים — לכל אחד שם משלו), אימיילים מ-Gmail, שיחות מהמרכזייה, דפי נחיתה של נכסים, וקלט ידני. המקור מוצג על כל ליד. ### 2. טיפול בליד ליד חדש נכנס לרשימה עם תג. פותחים, רואים את כל ההיסטוריה (גם פניות קודמות — ליד חוזר מסומן), מחייגים או עונים בוואטסאפ, וקובעים פגישה ישירות מהכרטיס. ### 3. המרה ליד שהבשיל הופך בלחיצה לקונה (עם דרישות) או לנכס (אם זה בעל דירה שמוכר). ההיסטוריה עוברת איתו. ### 4. מחיקת ליד — ובחירה מה נמחק ליד כפול, פנייה שנסגרה, ספאם או טעות במספר. "מחק ליד" נמצא גם בשורה ברשימת הלידים וגם בתחתית כרטיס הליד, והחלון שנפתח שואל מה למחוק: "את הליד בלבד" — כרטיס הלקוח נשאר במאגר עם הטלפון, בני המשפחה והקשרים שלו (זו ברירת המחדל); או "גם את כרטיס הלקוח" — לספאם ולטעות במספר, והכרטיס יורד רק אם לא נשאר לו קונה, נכס, הסכם או ליד אחר במשרד. ציר הזמן של הליד נמחק בשתי האפשרויות; פגישות ושיחות מוקלטות נשארות. אחרי המחיקה נאמר לכם מה ירד ומה נשאר. ### 5. מה לא נמחק ליד שכבר הומר לקונה או לנכס אינו נמחק — מוחקים את הכרטיס שנוצר ממנו. ההרשאה למחיקה נפרדת מעריכת לידים, ולפי ברירת המחדל היא של בעלים ומנהל בלבד. ### 6. טופס "מה אתם מחפשים?" — ולמי שיש נכס שולחים ללקוח קישור והוא ממלא בעצמו, במקום שתקלידו תוך כדי שיחה. הטופס נפתח בשאלה אם הוא מחפש נכס או שיש לו נכס: מי שמחפש ממלא דרישות שנכנסות לכרטיס הקונה, ומי שיש לו נכס ממלא את פרטי הדירה — ואתם מקבלים כרטיס נכס בסטטוס טיוטה, עם משימה לאמת ולפרסם. הטיוטה לא מתפרסמת לרשת מעצמה, כי אף אחד מכם עוד לא ראה אותה. הקישור נשלח מכרטיס הליד או הקונה, וגם אוטומטית אחרי שיחה שלא נענתה (ניהול משרד ← אוטומציות). ### 7. לשלוח את הטופס בוואטסאפ, במייל או בשניהם „בקשו מהלקוח למלא” פותח חלון שבו מסמנים איך לשלוח, ואפשר את שניהם. אם חיברתם וואטסאפ ביזנס — ההודעה יוצאת מהמספר של המשרד, כמו כל הודעה אחרת שלכם. אם לא — וואטסאפ נפתח עם ההודעה מוכנה ואתם לוחצים „שלח”, כפי שהיה עד היום. החלון אומר איזה משני המצבים חל אצלכם, לפני שאתם מסמנים. אימייל תמיד נשלח מהמערכת. כל מה שהמערכת שולחת בעצמה מבקש אישור נוסף לפני שהוא יוצא — הודעה שיצאה אי אפשר לבטל; על חלון שנפתח אין מה לאשר, כי אתם עוד לוחצים „שלח” בעצמכם. אם אין אימייל בכרטיס הלקוח, החלון אומר זאת במקום להציע כפתור שייכשל. ואם השליחה מהמשרד לא עברה — למשל כי הלקוח לא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, ווואטסאפ אינו מתיר הודעה חופשית אחרי זה — מוצע קישור לפתוח את וואטסאפ עם ההודעה. בכל המצבים זה אותו קישור: שני טפסים פעילים לאותו לקוח היו מייצרים את השאלה „איזה מהם קובע”. ### 8. הגדרת ערוצי הקליטה ניהול משרד: 'לידים מהאתר שלך' — יוצרים מקור קליטה לכל ערוץ (אתר, פייסבוק...) ומוסרים את הכתובת לבונה האתר. 'לידים מ-Gmail' — מחברים את תיבת הפניות של המשרד. ### מה נחשב ליד ומה נחשב לקוח ליד הוא פנייה שעדיין לא הוחלט מה עושים איתה; לקוח הוא כרטיס עם דרישות. ההמרה היא הרגע שבו הפנייה הפכה לעבודה — ומאותו רגע היא מקבלת התאמות, הצעות והסכם. עד אז היא נשארת ברשימה עם מקור, סטטוס וציר פעילות. ### ליד שחוזר לפנות פנייה נוספת מאותו טלפון אינה פותחת כרטיס שני — היא נרשמת על הליד הקיים, ונשלחת התראה. לקוח שפנה שלוש פעמים הוא סיפור אחר מלקוח שפנה פעם אחת, וזה בדיוק מה שהיה נעלם אם כל פנייה הייתה שורה נפרדת. ### „דורש טיפול אנושי” ליד שהמערכת סימנה כך הוא ליד שמשהו בו אינו חד־משמעי — בקשה חריגה, נוסח שאינו ברור, או פנייה שאין לה מענה אוטומטי מתאים. הסימון נועד למנוע בדיוק את מה שקורה בלעדיו: תשובה אוטומטית שגויה שנשלחה בשם המשרד. ### שאלות נפוצות **מחקתי ליד בטעות — אפשר לשחזר?** מחיקה מציגה בדיוק מה יימחק ומה יישאר, לפני האישור. אחרי המחיקה הכרטיס אינו ניתן לשחזור, אבל מה שנשמר בנפרד — שיחות והקלטות שכבר תומללו — נשאר. ## וואטסאפ — לעבוד בלי להיכנס למערכת רוב שעות העבודה של מתווך אינן מול מסך. הערוץ הזה נבנה בדיוק לשם: שואלים בהודעה כמו ששואלים אדם, מקבלים תשובה, ומאשרים פעולה במילה אחת. אותה מערכת, בלי להתחבר. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#whatsapp ### 1. חברו את המכשיר „הפרופיל שלי” ← וואטסאפ ← הפקת קוד חיבור. מי שמול המחשב סורק ברקוד; מי שכבר בטלפון לוחץ על הקישור; ומי שמעדיף — שולח את הקוד ידנית למספר שמוצג במסך. מאותו מסך גם מנתקים, וזה מה שעושים כשמחליפים מכשיר או מספר. ### 2. שאלו כמו שמדברים „תציג לי את הלידים שממתינים”, „מה יש לי היום”, „תוסיף משימה להתקשר לדני מחר בעשר”. אין תחביר ואין פקודות לשנן. אפשר גם לשלוח הודעה קולית במקום להקליד. ### 3. שאלה נענית מיד, פעולה ממתינה לאישור בקשה שרק קוראת — „מה יש לי היום”, „תציג לי את הלידים” — נענית מיד. כל פעולה שמשנה משהו מחכה ל„כן”: גם משימה חדשה או עדכון סטטוס, וגם — ובמיוחד — הודעה ללקוח, הצעה או מייל, שמוצגים לכם בנוסח המלא לפני השליחה. הגבול הזה קבוע ואינו ניתן לכיבוי. ### 4. לצלם מודעה, ולשלוח קובץ מודעת „למכירה” שראיתם ברחוב — צלמו ושלחו, והיא נפתחת כנכס לגיוס עם מה שנקרא ממנה. תמונה עם כיתוב „תוסיף לנכס בהרצל 12” מצטרפת לנכס הקיים במקום לפתוח חדש. וקובץ אקסל או CSV — של קונים, של לידים או של נכסים לגיוס — נקרא ומיובא: אם הכיתוב אומר מה יש בו („קונים”), הסוכן קורא מיד; אם לא, הוא שואל. בשני המקרים תראו כמה שורות נקראו, אילו עמודות לא זוהו, ורק אז „אשר”. ייבוא נכסים נשאר במסך הייבוא במערכת, ובכוונה: שם יש מיפוי עמודות ידני ותצוגה מקדימה של כל שורה, ומאגר שממנו יוצאות הצעות לקונים לא נכנס באישור על טלפון. ### „עזרה” מחזיר את הרשימה המלאה הודעה שכולה „עזרה” (או „תפריט”, או „מה אתה יודע לעשות”) מחזירה את מה שמותר לכם לבקש — נגזר מההרשאות שלכם, ולא רשימה כללית שחציה תיחסם. זו הדרך הנכונה לגלות מה יש, במקום לנחש. ### „כן” על מה שהוא הרגע הציע הסוכן מסיים לא פעם בהצעה — „רוצה שנעבור על המשימות הפתוחות שלך להיום?”. „כן” מריץ בדיוק את מה שהוצע, בלי לחזור ולנסח. > ההצעה תקפה להודעה הבאה בלבד. „כן” אחרי שיחה שלמה על משהו אחר לא יחזור להצעה מלפני עשרה תורות — וזה מכוון: הפתעה כזו היא מה שגורם להפסיק לענות „כן”. ### התראות שאפשר לפעול עליהן התראה שמגיעה בהודעה נושאת את מה שצריך כדי לטפל: שם הלקוח, הטלפון, ומה קרה. היא כפופה בדיוק לאותן הרשאות של המסך — קונה של עמית לא יגיע אליכם בערוץ הזה גם אם הוא מופיע בהתראה משרדית. ### שקט, כשצריך „שקט לשעתיים”, „אל תפריע לי עד הצהריים”, „די להתראות” — בכל ניסוח, בלי כפתור. אפשר להשתיק עד שתים־עשרה שעות, ו„בטל את השקט” מחזיר מיד. > השתקה ארוכה יותר אינה מוצעת בכוונה: „עד מחר בערב” היה הופך התראה על ליד חם למחיקה שקטה. ### מה נשאר במערכת ההתכתבות שלכם עם הלקוח נשמרת בכרטיס שלו במערכת ואינה עוברת בערוץ הזה. מה שנשלח אליכם בהודעה הוא מה שצריך כדי לפעול — לא תוכן השיחה עם הלקוח. ### שאלות נפוצות **החלפתי מספר טלפון** נתקו את המכשיר ב„הפרופיל שלי” וחברו מחדש. מספר שהוחזר לשוק וניתן למישהו אחר הוא בדיוק התרחיש שהניתוק מונע. **אמרתי „כן” והוא שאל „במה אוכל לעזור?”** ההצעה תקפה להודעה הבאה בלבד. אם ביניהן נכנסה הודעה אחרת — „תודה”, „עזרה”, בקשת שקט — ההצעה כבר אינה על המסך. פשוט בקשו את הדבר עצמו. **אפשר לשנות הגדרות משרד מהוואטסאפ?** לראות — כן: „מה העמלה שלנו”, „מה מספר הרישיון של המשרד”, „ההגדרות של המשרד” מחזירים את פרטי המשרד וברירות המחדל. לשנות — רק את שלושת מתגי הפרסום: שיתוף אוטומטי של נכסים לרשת, של קונים, והצעות אוטומטיות במייל. „תפסיק לפרסם נכסים לרשת אוטומטית” עובד, ומחכה ל„כן” כמו כל פעולה שמשנה. דמי התיווך, מועד התשלום, מספר הרישיון ופרטי המשרד נערכים במסך ההגדרות בלבד — הם נכנסים להסכם חתום, וטקסט שמוכתב לטלפון אינו הדרך להזין שדה שמודפס במסמך משפטי. **אפשר לשלוח הודעה קולית?** כן. ההקלטה מתומללת ומטופלת כמו טקסט, כולל אישור לפני פעולה שיוצאת החוצה. **אילו קבצים הסוכן יודע לקרוא?** ‎.xlsx‎ ו-‎.csv‎. קובץ ‎.xls‎ ישן — פתחו אותו באקסל, „שמור בשם” כ-‎.xlsx‎, ושלחו שוב. קובץ עד 500 שורות נקרא במלואו; גדול יותר — 500 הראשונות, והסוכן אומר כמה נקראו לפני האישור. **שלחתי קובץ והסוכן שאל „מה יש בקובץ?”** כי הכיתוב לא אמר. אפשר לענות בלחיצה על אחד משלושת הכפתורים, או לשלוח את הקובץ בפעם הבאה עם כיתוב — „קונים”, „לידים” או „נכסים לגיוס”. הוא לא מנחש בכוונה: ניחוש שגוי פותח מאה כרטיסים מהסוג הלא נכון. **למה אני לא מצליח להפיק קוד חיבור?** הערוץ תלוי במסלול המשרד ובמקום פנוי לסוכן. המסך אומר במפורש מה חסר ומה אפשר לעשות — ולא „נסו שוב” על בקשה שלא תצליח. > **שימו לב:** אפשר לענות להתראה שקיבלתם באותה שיחה — „תקבע לו מחר ב-16:00” ימשיך מהלקוח שההתראה נגעה בו. ## הסוכן הקולי אומרים מה רוצים, רואים את הפעולה המוצעת, ומאשרים. שום דבר לא נשמר ולא נשלח בלי אישור. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#voice ### 1. מה אפשר להגיד 'קבע פגישה עם יוסי מחר בעשר', 'תזכיר לי להתקשר לכהן ביום חמישי', 'כמה נכסים יש לי ברמת גן?', 'תוסיף קונה חדש...' — המערכת מבינה שפה חופשית ומנתבת לפעולה הנכונה. ### 2. גם מה שעד היום היה רק במסך 'איזה בלעדיות נגמרות לי?' · 'תרשום שתליתי שלט על הדירה ברמת גן' (פעולת שיווק שמאריכה את הבלעדיות) · 'תראה לי את כרטיס הנכס ברחוב הרצל' · 'שלח מייל לדנה שהחוזה מוכן' · 'מה חדש?' — הסוכן מגיע לרוב המערכת, ולא רק ליומן ולחיפוש. ### 3. מה יוצא החוצה — תמיד באישור הצעה, הסכם לחתימה או מייל ללקוח הן פעולות שיוצאות בשם המשרד, ולכן הסוכן מזהה את הלקוח בבחירה מפורשת (בלי ניחוש שם דומה), מציג את הנוסח המלא, ושולח רק אחרי שאישרתם. ### 4. איך מפעילים כפתור 'הסוכן הקולי' בהידר, מדברים, ורואים את הפעולה המוצעת לפני האישור — שום דבר לא נשמר בלי שאישרתם. ### 5. אחרי פגישה קבעתם פגישה בקול? המערכת מציעה הודעת וואטסאפ מנוסחת ללקוח עם המועד. השליחה תמיד בלחיצה שלכם. ### הכתבה בכל שדה, לא רק במסך הקולי בכל שדה טקסט במערכת אפשר לדבר במקום להקליד: מתמקדים בשדה, ומתחתיו מופיע כפתור הכתבה. זה נכון גם לשדה הערות, גם לתיאור נכס וגם לטופס פנייה לתמיכה. ### מה יוצא החוצה — תמיד באישור פקודה שרק קוראת — „מה יש לי היום”, „תציג לי את הלידים” — מתבצעת מיד ומציגה תשובה. כל פקודה שמשנה משהו ממתינה לאישור: משימה חדשה ועדכון סטטוס בכלל זה, ופעולה שיוצאת החוצה — מייל ללקוח, הודעת וואטסאפ, הצעה — מוצגת בנוסח המלא לפני השליחה. אותו כלל בדיוק בשני הערוצים. > זיהוי לקוח לפעולה חיצונית נעשה בבחירה מפורשת מרשימה, ולא בניחוש לפי שם דומה. ## יומן ומשימות פגישות, סיורים ומשימות — עם תזכורות שיוצאות לבד וסנכרון דו-כיווני ליומן Google. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#calendar ### 1. קביעת פגישה יומן ← 'פגישה חדשה', או ישירות מכרטיס ליד/קונה/נכס. ברירת המחדל 30 דקות. פגישה שנקבעה מליד מציעה עדכון וואטסאפ ללקוח. ### 2. עריכה בלחיצה לחיצה על פגישה ברשת השבוע פותחת אותה לעריכה מלאה. דחייה למועד חדש שומרת את ההיסטוריה — פגישה שנדחתה שלוש פעמים היא סימן שהעסקה מתקררת. ### 3. תזכורת אוטומטית לפני סיור המערכת שולחת מעצמה תזכורת חמש שעות לפני הסיור — למי שגר בנכס (השוכר אם הדירה מושכרת, אחרת הבעלים) ולקונה שקבוע לו הסיור. אפשר לשנות את הנוסח, את מספר השעות ואת הערוץ (וואטסאפ, מייל או שניהם) ב'ניהול משרד ← אוטומציות'. סיור שנדחה מקבל תזכורת חדשה למועד החדש; סיור שבוטל לא מקבל כלום. לקוח שאי אפשר להגיע אליו — נפתחת לסוכן משימה להתקשר. ### 4. תיעוד סיורים סיור שהסתיים בלי תוצאה מופיע ברשימת 'טרם תועדה תוצאה'. לחיצה אחת — אהב / לא מתאים / מו"מ — והליד מתעדכן אוטומטית. ### 5. משימות לשונית המשימות ביומן (או מסך 'משימות'): קיבוץ לפי דחיפות, הטלה על סוכן אחר, וקישור ללקוח או נכס. לחיצה על כותרת משימה פותחת עריכה מלאה. ### 6. סנכרון יומן Google ניהול משרד ← 'יומן Google' ← חיבור. דו-כיווני: פגישה שנקבעת כאן מופיעה ביומן הפרטי, ואירוע ביומן מופיע כאן. החיבור אישי לכל סוכן. ### קביעת סיור משני הכיוונים אפשר להתחיל מהנכס ולבחור מי מגיע, ואפשר להתחיל מהלקוח ולבחור לאיזה נכס. בשני המקרים אותו טופס, ושני הצדדים ניתנים להחלפה — מי שלחץ בכרטיס הלא נכון אינו צריך לחזור אחורה. ### „נכס חדש” באמצע קביעת פגישה אם הנכס או הלקוח עוד לא קיימים, אפשר לפתוח אותם מתוך הטופס: המערכת שומרת את מה שכבר מילאתם, פותחת את טופס הקליטה האמיתי, ומחזירה אתכם עם הכרטיס החדש כבר מקושר. ### מה נרשם מעצמו פגישה שנקבעת נרשמת בציר הזמן של הלקוח ושל הנכס, ומועד הסיור נספר גם כפעולת שיווק בתיק הבלעדיות. תזכורת ללקוח יוצאת לפני הסיור, ואחריו אפשר לתעד את מה שנאמר — בהקלדה או בקול. ## שיחות, מרכזייה וסופטפון כל שיחה נרשמת בכרטיס הלקוח, מתומללת ומסוכמת — בלי שאיש יקליד. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#calls ### 1. חיבור המרכזייה ניהול משרד ← 'מרכזיית טלפון': בוחרים ספק מהרשימה, מעתיקים כתובת אחת ומדביקים במסך ה-Webhook של המרכזייה. מרגע זה כל שיחה נכנסת מזוהה — לקוח קיים נפתח, מספר חדש הופך לליד. ### 2. תמלול וסיכום שיחה מוקלטת מתומללת אוטומטית, מחולקת לתורות עם סימון מי דיבר — אתם או הלקוח — ומקבלת סיכום שנכנס לכרטיס. ההקלטה נמחקת אחרי התמלול. ### 3. המשך טיפול מתוך השיחה בכרטיס השיחה, כשנפתח ממנה ליד, אפשר להמיר אותו לכרטיס קונה או לנכס בלי לעבור מסך. מה שהתמלול זיהה — עיר, תקציב, חדרים וכתובת — נכנס לטופס מראש, וכשזוהה מהשיחה שהלקוח מוכר, ההמרה לנכס מוצגת ראשונה. שתי האפשרויות תמיד שם: הזיהוי הוא רמז ולא החלטה. ### 4. סופטפון — לדבר מהדפדפן מנהל המשרד מקצה לכל סוכן קו SIP (ניהול משרד ← מרכזייה ← 'קווי סופטפון לצוות'). אצל הסוכן מופיע כפתור 'חבר סופטפון' — ומאז הוא מדבר עם אוזניות ישירות מהמסך, כולל מענה לנכנסות. ### חיוג בלחיצה — לאן הוא מצלצל לחיצה על 'חייג' בכרטיס לקוח פותחת שיחה בשני שלבים: קודם מצלצל אצלכם, וכשאתם עונים — מחייג ללקוח ומחבר. הצד שמצלצל אצלכם הוא שלוחת הסופטפון, אם הוקצתה לכם אחת; אז השיחה נפתחת מעצמה במסך, בלי צלצול ובלי להרים, ועל המסך מופיע מספר הלקוח שאליו אתם מתחברים. - יש שלוחת סופטפון — השיחה נפתחת בדפדפן, מעצמה. - אין שלוחה — מצלצל בנייד שבפרופיל שלכם, כמו קודם. - אין גם נייד — נופל לקו ברירת המחדל של המשרד. > המספר שאליו מחייגים נלקח תמיד מכרטיס הלקוח ולא מהמסך — כך שאי אפשר לחייג דרך המערכת למספר שאינו של איש קשר במשרד. ### מה למלא בהגדרות של 015 ניהול משרד ← 'מרכזיית טלפון', אחרי בחירת 015: מספר לקוח (customer), שם משתמש וסיסמה. שלושתם נדרשים לחיוג היוצא — בלעדיהם החיוג מציג הודעה שאומרת בדיוק איזה שדה חסר. מספר קבוצת ההקלטות (recordgroup) נדרש למשיכת ההקלטות, ומזהה מתקשר הוא בחירה: הוא מה שהלקוח רואה כשמצלצלים אליו. > משרדים שחוברו לפני שנוסף שדה מספר הלקוח ימצאו אותו ריק — יש להשלים אותו פעם אחת, והחיוג חוזר לעבוד. ### מה נדרש מהמרכזייה שני דברים בלבד: Webhook על אירוע שיחה, והקלטה שאפשר למשוך. המערכת מזהה את שמות השדות המקובלים של המרכזיות הנפוצות בלי הגדרה נוספת, ומציגה שדות שהגיעו ואינה מכירה — כדי שלא ייבלעו בשקט. ### מה המערכת מוציאה מהשיחה מעבר לתמלול עצמו, כל שיחה מפורקת לשדות שאפשר לסרוק במבט — בלי לקרוא את כל השיחה מחדש. הראשון שבהם הוא הצד: קונה, מוכר, שוכר או משכיר. זה מה שקובע מה עושים עם כל השאר. - צד, סוג נכס, עיר ושכונה, כתובת כשנאמרה. - תקציב, חדרים, שטח, לוח זמנים ומימון. - מה שביקש (מעלית, חניה), מה שהרתיע אותו, ומה שהתחייבתם לעשות. - בלעדיות — כשהיא עולה בשיחה עם מוכר. > שדה שלא נאמר בשיחה פשוט אינו מופיע. המערכת אינה מנחשת תקציב מסוג הנכס ואינה משלימה מספר שנשמע חלקי — עדיף שדה חסר על שדה שגוי שתצטטו ללקוח. ### ההקלטה נמחקת, התמלול נשאר אחרי התמלול ההקלטה עצמה נמחקת. מה שנשאר הוא הטקסט והסיכום — מה שבאמת נחוץ לעבודה, בלי להחזיק הקלטת קול של לקוח לאורך זמן. ### שיחה ממספר שאינו מוכר מספר שאינו קיים במערכת פותח ליד חדש עם השיחה מקושרת אליו. כך פנייה טלפונית אינה מסתמכת על כך שמישהו יזכור לרשום אותה. ### שאלות נפוצות **אין לנו מרכזייה — אפשר בכל זאת לקלוט שיחות?** כן. אפשר לשכור מספר וירטואלי מתוך המערכת (ניהול משרד ← מרכזייה), להתקין אפליקציית ספק במכשיר, או לחבר מרכזייה קיימת. האפשרויות, ההבדלים והמחירים מפורטים במסמך „חיבור שיחות ומרכזייה” שבתיעוד הציבורי. ## שת"פ בין משרדים שני דברים נפרדים באותו מסך: שיתוף פעולה על ביקושים — חינם, והפניות לקוחות — בקרדיטים. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#collaboration ### 1. שיתוף פעולה הוא חינם פרסום ביקוש והצעת נכס לביקוש של משרד תיווך אחר אינם עולים דבר, בכל המסלולים. אתם מתחלקים בעמלת התיווך עם המשרד השני — לא משלמים למערכת. קרדיטים נוגעים רק להפניית לקוח וללידים ממקור חיצוני, וכל פעולה כזו נושאת תווית מחיר לפני הלחיצה. ### 2. שיתוף קונה ברשת בכרטיס הקונה ← 'שתף ברשת (אנונימי)': בלי שם ובלי טלפון — רק תקציב מעוגל, ערים, שכונות ותיאור חופשי. בוחרים חלוקת עמלה מוצעת. ### 3. הצעת נכס לביקוש בלשונית "ביקושים ברשת" — רואים ביקוש שמתאים לנכס שלכם? מציעים אותו. המשרד השני רואה תצוגה מדורגת בלי כתובת מדויקת ובלי פרטי הלקוח, ואם יש עניין — ממשיכים בטלפון. ### 4. מה נחשף ואיך נחלקת העמלה הצד השני רואה ערים, טווח חדרים, תקציב מעוגל ודרישות חובה — ולא שם, טלפון, אימייל או הערות פנימיות. חלוקת העמלה (50/50, 60/40) נקבעת מראש ברגע הפרסום או ההצעה, וכל צד גובה מהלקוח שלו. שני ההסברים פתוחים בתוך לשונית "ביקושים ברשת". ### 5. מתי כן יורדים קרדיטים בשני מקרים: קליטת לקוח שמשרד אחר הפנה, בלשונית "הפניות לקוחות", והצעת נכס על ביקוש שמסומן במקור חיצוני (למשל „Kanko"). בשני המקרים אין חלוקה בדמי התיווך, והמחיר מוצג על השורה לפני הלחיצה. יתרת הקרדיטים מופיעה בראש לשונית ההפניות. ### 6. הפניית לקוח תמורת עמלת הפניה פנייה שאינה מתאימה לכם (לא באזור שלכם, לא בתחום שלכם, אין פנאי) — בכרטיס הליד ← "הפנה את הלקוח למשרד אחר". אתם קובעים את התמורה בקרדיטים, בוחרים סיבה (חובה — היא מוצגת בלוח), ומצהירים על איכות הלקוח: רצינות, ריאליות התקציב, דחיפות וזמינות. המסך מראה לפני הפרסום כמה מתוך התמורה הולך לעמלת הפלטפורמה וכמה נכנס אליכם. שם וטלפון נחשפים למשרד הקולט רק אחרי הקליטה. ### 7. מצהירים לפני, מאשרים אחרי — והמוניטין הוא הפער המשרד הקולט משלם את עמלת ההפניה ברגע הקליטה, לא על עסקה שתיסגר, אין עמלה נוספת בסגירה ואין החזרים. לכן ההצהרה של המשרד המפנה על איכות הלקוח מוצגת בלוח לפני התשלום, והמשרד הקולט מאשר אותה אחר כך באותם ממדים. מה שמוצג לצד כל הפניה עתידית הוא דיוק ההצהרות: משרד שמצהיר „בינוני” ומקבל אישור „בינוני” מקבל ציון מלא, ומשרד שמנפח מקבל ציון נמוך גם על לקוח טוב. ### שלושת הכיוונים של הרשת לשונית „הרשת” מחזיקה שלוש רשימות, וכולן אותה רשת משלושה צדדים: - „קונים ברשת” — ביקושים שמשרדים אחרים פרסמו, ואתם מציעים להם נכס. - „נכסים ברשת” — נכסים שמשרדים אחרים פרסמו, לקונים שלכם. - „הפניות ברשת” — לקוחות שלמים שמשרד מעביר למשרד, תמורת עמלת הפניה. ### אחרי שההצעה התקבלה לשונית „עסקאות משותפות” היא מה שסוגר את המעגל: חיבור שאושר ממשיך שם ולא בוואטסאפ — עם שני הצדדים, חלוקת העמלה שנקבעה, והתיעוד. זה גם מה שמאפשר לחזור אחורה חודשיים אחרי ולדעת מה בדיוק הוסכם. ### שאלות נפוצות **שיתוף פעולה עולה כסף?** לא. פרסום ביקוש או נכס ברשת והצעה עליהם חינם בכל המסלולים. קרדיטים נוגעים אך ורק לקליטת הפניית לקוח ולביקושים ממקור חיצוני, וכל פעולה כזו נושאת תווית מחיר לפני הלחיצה. **מה המשרד השני רואה על הלקוח שלי?** ערים, טווח חדרים, תקציב מעוגל, דרישות חובה ותיאור חופשי. לא שם, לא טלפון, לא אימייל ולא הערות פנימיות. בהפניית לקוח, השם והטלפון נחשפים רק אחרי שההפניה נקלטה בפועל. ## הסכמים והחתמה דיגיטלית הלקוח מקבל קישור, קורא, חותם באצבע — וההסכם נשמר בכרטיס. המערכת דואגת שמה שהחוק דורש יהיה בפנים. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#documents ### 1. ברירות מחדל של המשרד ניהול משרד ← פרטי המשרד: דמי תיווך ומועד תשלום ברירת מחדל, ומספר רישיון התיווך — פרטי חובה לפי חוק המתווכים שנכנסים לכל הסכם. ### 2. שליחה לחתימה מכרטיס הלקוח או הנכס ← שליחת הסכם. הלקוח מקבל קישור, קורא, חותם באצבע מהנייד — וההסכם החתום נשמר בכרטיס. ### 3. קישור להחתמה ללקוח שעדיין לא במערכת בקשו מהסוכן „תן לי קישור להחתמה”, בלי לומר את מי — ותקבלו קישור פתוח. הלקוח ממלא בו בעצמו את שמו, מספר הזהות, הכתובת, הטלפון והנכס שבו מדובר, וחותם. אם המספר שלו כבר במאגר ההסכם נכנס לכרטיס הקיים שלו; אם לא — נפתח לו כרטיס. כל בקשה יוצרת קישור חדש, כך שאפשר לתת לכל לקוח קישור משלו. ### 4. עריכת תבניות ניהול משרד ← תבניות הסכמים: עורכים את הנוסח בממשק ידידותי, והשדות המשתנים (שם, נכס, עמלה) מוצגים כתגיות שגוררים למקום. ### 5. תיק הבלעדיות ומועד השליש בכרטיס הנכס ← בלעדיות: פותחים את התקופה, והמערכת שומרת עליה. חוק המתווכים מגביל בלעדיות בדירה לשישה חודשים, ומסיים אותה כבר בתום שליש מהתקופה אם לא בוצעו שתי פעולות שיווק (סעיף 9(ב2)) — לכן הכרטיס מציג את מועד השליש ואת מה שתועד עד אליו. הצעה שנשלחה לקונים, סיור שנקבע ביומן ונכס שהוצע למשרדים אחרים נרשמים מעצמם; שילוט ומודעה בעיתון נרשמים בלחיצה. מכאן גם נשלח למוכר דוח פעולות השיווק. ### מה החוק דורש שיהיה בהסכם חוק המתווכים מחייב פרטים מסוימים בהזמנה בכתב — ובהם מספר רישיון התיווך ופרטי הנכס. הם נכנסים לכל הסכם מפרטי המשרד, ולכן ההשלמה שלהם היא פעולה חד־פעמית ולא עבודה חוזרת בכל חוזה. ### החתימה עצמה הלקוח מקבל קישור, קורא את הנוסח המלא, וחותם באצבע מהנייד. אין צורך באפליקציה, בהתקנה או בחשבון. ההסכם החתום נשמר בכרטיס, וזמין להורדה משם. ### שאלות נפוצות **מה קורה בתום שליש מתקופת הבלעדיות?** אם לא בוצעו שתי פעולות שיווק, הבלעדיות מסתיימת לפי סעיף 9(ב2) לחוק. הכרטיס מציג את מועד השליש ואת מה שתועד עד אליו, כדי שזה לא יתגלה בדיעבד. **אילו פעולות שיווק נרשמות מעצמן?** הצעה שנשלחה לקונים, סיור שנקבע ביומן, ונכס שהוצע למשרדים אחרים. שילוט ומודעה בעיתון נרשמים בלחיצה — הם קורים מחוץ למערכת. **אני על הקו עם לקוח חדש וצריך להחתים אותו עכשיו. חייב לפתוח לו כרטיס קודם?** לא. בקשו מהסוכן קישור להחתמה בלי לומר את מי, והוא יחזיר קישור פתוח. הלקוח ממלא בו את פרטיו ואת הנכס, חותם — וכל השאר קורה מעצמו. אם הוא כבר לקוח של המשרד ההסכם נכנס לכרטיס הקיים שלו, ואם לא, נפתח לו כרטיס עם ההסכם החתום בתוכו. **אפשר קישור פתוח גם לבלעדיות?** לא. בלעדיות נִתנת על נכס מסוים של המשרד, ולכן היא מופקת מכרטיס הנכס. הקישור הפתוח קיים להזמנה בכתב, שהיא התקשרות עם אדם — ואת הנכס שבו מדובר הלקוח מתאר בעצמו. ## מייל ללקוחות ותיבה נכנסת שליחה מהכתובת של המשרד, הצעות שנשלחות מעצמן, ותשובות הלקוחות בתוך המערכת. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#email ### 1. חיבור הדומיין של המשרד ניהול משרד ← חיבורים ומודולים ← "שליחת אימייל מהדומיין של המשרד". מקלידים את הדומיין ואת כתובת השולח (למשל info@דומיין), מעתיקים שתי רשומות DNS אל ספק הדומיין — הרשם שבו נקנה הדומיין — ולוחצים "בדקו אימות". פעם אחת בלבד, והמערכת בודקת מחדש מעצמה כל כמה שעות. נדרשת הרשאת ניהול הגדרות. ### 2. משרד שלא חיבר דומיין הכול עובד בדיוק אותו דבר — המיילים פשוט יוצאים מכתובת המערכת במקום מכתובת המשרד. הדומיין משנה רק מה הלקוח רואה בשורת השולח, ולא אם המייל נשלח או אם התשובה חוזרת. ### 3. הצעות ללקוחות שנשלחות מעצמן ניהול משרד ← אוטומציות ← "ברירות מחדל לכרטיס חדש", לצד ההגדרה של השיתוף האוטומטי לרשת. כשהיא דולקת, התאמה חדשה ומומלצת (85% ומעלה) לנכס פעיל נשלחת ללקוח במייל בלי שתלחצו. **רק התאמות פנימיות של המשרד — התאמות מהרשת לעולם אינן נשלחות אוטומטית.** ### 4. מי מקבל ומי לא רק לקוח שיש לו כתובת אימייל בכרטיס, שחתם על הזמנה בכתב (דרישת חוק המתווכים §9), ושלא לחץ על קישור ההסרה. בכל מייל יש קישור הסרה כנדרש בחוק התקשורת, ולקוח שהסיר את עצמו מפסיק לקבל אוטומטית — ואתם רואים זאת בכרטיס שלו. ### 5. תיבת המייל — "תיבת מייל" בתפריט כל מייל שיוצא ללקוח נושא כתובת תשובה ייחודית. הלקוח לוחץ 'השב' כרגיל, והתשובה נכנסת אל תוך המערכת: למסך תיבת המייל (עם תג לא-נקראו בתפריט), לציר הזמן של הלקוח, ולהתראה אצל הסוכן האחראי. **התיבה הקיימת של המשרד ב-Gmail או ב-Outlook לא מושפעת בכלל** — המערכת לא משתלטת על הדואר שלכם. ### 6. לענות ולצרף קבצים מתוך השיחה במסך — התשובה יוצאת מכתובת המשרד ונרשמת בציר הלקוח. אפשר לצרף תמונות, וידאו ומסמכים (PDF, Word, Excel) עד 7MB בהודעה יוצאת. קבצים שהלקוח שולח נשמרים אצלכם: תמונות ווידאו נפתחים בתוך השיחה, מסמכים יורדים בלחיצה. ### 7. התראה בוואטסאפ לסוכן למשרדים עם מודול הוואטסאפ: הסוכן האחראי מקבל הודעת וואטסאפ שהלקוח ענה, אם יש לו מספר טלפון בפרופיל. ההודעה נושאת את **שם הלקוח בלבד** — תוכן ההתכתבות נשאר במערכת ולא עובר בערוץ חיצוני. ### 8. מייל בפקודה קולית 'שלח מייל לדנה שהחוזה מוכן' — הסוכן האישי מזהה את הלקוח בבחירה מפורשת, מציג לכם את הנוסח, ושולח רק אחרי אישור. המייל יוצא מאותה כתובת ותשובתו נכנסת לאותה תיבה. ### שתי רשומות DNS — ומה הן עושות החיבור מוסיף שתי רשומות אצל ספק הדומיין (הרשם שבו נקנה הדומיין) שמאשרות שהמערכת רשאית לשלוח בשם הדומיין. **זה לא נוגע לדואר הנכנס שלכם**: אין שינוי ברשומת MX, והתיבה הקיימת ב-Gmail או ב-Outlook ממשיכה בדיוק כמו קודם. > נדרשת הרשאת ניהול הגדרות במשרד, וגישה לניהול הדומיין אצל הרשם. ### איך התשובה חוזרת בלי לגעת בדואר שלכם כל מייל יוצא נושא כתובת תשובה ייחודית שלנו. הלקוח לוחץ „השב” כרגיל, והתשובה מגיעה אלינו ונכנסת לתיבה במערכת, לציר הלקוח ולהתראה. הדואר הרגיל של המשרד אינו עובר דרכנו ואינו מושפע. > **שימו לב:** לא רואים תשובות בתיבה אף שהלקוח ענה? קליטת התשובות מופעלת ברמת הפלטפורמה ולא ברמת המשרד — פנו לתמיכה ובדקו שההגדרה הופעלה. שליחת המיילים עצמה עובדת בלי קשר. ## ניהול המשרד כל מה שמנהל המשרד מגדיר פעם אחת ושאר הצוות נהנה ממנו: אנשים, הרשאות, חיבורים, מנוי ונתונים. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#office ### 1. הרשאות מדויקות לכל משתמש אפשר להוסיף או לחסום יכולות ספציפיות מעבר לתפקיד — כולל חסימת מודול שלם, זמנית או לצמיתות. הכל מתועד ביומן הפעילות. ### 2. מסלול ותשלום 'המסלול שלכם' מציג מה כלול ואיפה אתם מול המגבלות. 'מסלולים ותשלום' — מעבר מסלול בתשלום מאובטח בקארדקום, עם חידוש אוטומטי. ### 3. ייצוא הנתונים ניהול משרד ← נתונים: ייצוא קונים ונכסים לאקסל בכל רגע. הנתונים שלכם — שלכם. ### 4. מחיקת חשבון בתחתית מסך ההגדרות, לבעל המשרד בלבד: הקלדת שם המשרד + סיסמה מוחקת את הכול לצמיתות — לקוחות, נכסים, הקלטות, מנוי. נשארות רק רשומות תשלום ללא פרטים אישיים (חובת שמירה) ויומן פעולות של מזהים בלבד. ### לשוניות מסך ניהול המשרד המסך מחולק לפי מה שבאים לעשות, והלשונית נשמרת בכתובת כדי שאפשר יהיה לקשר אליה: - „צוות והרשאות” — משתמשים, תפקידים והרשאות פרטניות. - „פרטי המשרד” — שם, רישיון תיווך, לוגו, דמי תיווך ברירת מחדל. - „מנוי ותשלום” — המסלול, התשלומים והחשבוניות. - „התאמות” — משקלות מנוע ההתאמות. - „אוטומציות” — אילו משימות ומועדים נפתחים מעצמם. - „חיבורים ומודולים” — מרכזייה, וואטסאפ, Google, דומיין המייל, מקורות לידים. - „מסמכים והסכמים” — תבניות ההסכמים והמסמכים שנשמרו. ### תפקיד מול הרשאה התפקיד קובע את ברירת המחדל — מנהל רואה הכל, סוכן את הלקוחות שלו, עוזר וצופה פחות. מעליו אפשר להוסיף או לחסום יכולת מסוימת למשתמש מסוים, כולל חסימת מודול שלם. הכל נרשם ביומן הפעילות. ### שאלות נפוצות **עובד עזב — מה עושים עם הלקוחות שלו?** מעבירים אחראי בכרטיסים ואז מבטלים לו את הגישה. ביטול המשתמש אינו מוחק את הכרטיסים ואת ההיסטוריה שלהם. ## חיפוש — למצוא בשנייה שלוש דרכים למצוא משהו במערכת, ומתי כל אחת מהן מהירה יותר. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#search ### 1. החיפוש שבראש המסך שדה החיפוש בהידר מחפש בכל המערכת בבת אחת — נכסים, קונים, לידים, פגישות, משימות, שיחות והערות. מקלידים שם, טלפון או כתובת, והתוצאות מופיעות מקובצות לפי סוג בזמן ההקלדה. זו הדרך המהירה כשיודעים את מי מחפשים. ### 2. חיפוש במשפט, לא בשדות אפשר להקליד משפט: „קונים 4 חדרים בבני ברק עד 2.5 מיליון”. המערכת מפרקת אותו לסוג הישות, לעיר, לטווח החדרים ולתקציב — ומציגה מעל התוצאות שורת „הבנתי:” עם מה שהיא הבינה. אם הבינה לא נכון, זה נראה מיד ולא אחרי שרואים תוצאות מוזרות. ### 3. סינון בתוך רשימה בכל רשימה (נכסים, קונים, לידים) יש שורת סינון משלה: עיר, סטטוס, טווח מחיר, סוכן אחראי. הסינון נשמר בכתובת, ולכן אפשר לשלוח לעמית קישור למסך המסונן בדיוק כפי שאתם רואים אותו. ### מה החיפוש החופשי יודע לזהות הפירוק אינו מודל שפה אלא כללים קבועים — ולכן הוא מיידי, עובד גם בלי חיבור, ותמיד מציג מה בדיוק הובן: - סוג הישות — „קונים”, „שוכרים”, „נכסים”, „לידים” - עיר או שכונה מתוך השמות שכבר קיימים במשרד - טווח חדרים — „4 חדרים”, „3-4 חדרים” - תקציב — „עד 2.5 מיליון”, „מ-8,000 לחודש” > מה שלא זוהה אינו נזרק: הוא ממשיך כטקסט חופשי לחיפוש הרגיל, ולכן משפט שהמערכת לא פירקה עדיין מחזיר תוצאות. > **שימו לב:** טלפון אפשר להקליד בכל צורה — עם מקפים, בלי, עם קידומת בינלאומית או בלעדיה. המספרים מנורמלים בשמירה, ולכן החיפוש מוצא גם כשהוקלד אחרת. ## התאמות והצעות המערכת מציעה מי מתאים למה — ואתם רואים מי פתח, מי התעניין ומי מתלבט. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#matches ### 1. מסך ההתאמות „התאמות” בתפריט מציג את כל ההתאמות בין הקונים לנכסים של המשרד, ממוינות מהחזקה לחלשה. לכל התאמה יש אחוז והסבר — מה התאים ומה לא — כדי שההחלטה תהיה שלכם ולא של המספר. ### 2. סף ההתאמה בראש המסך בוחרים סף: „85%+ — מומלץ לשליחה”, „70%+ — ייתכן שמתאים”, או „50%+ — הכל”. ברירת המחדל היא הסף הגבוה, כי רשימה ארוכה של התאמות חלשות היא רשימה שמפסיקים לפתוח. ### 3. שליחת הצעה מכל שורת התאמה אפשר לשלוח את הנכס ללקוח — בוואטסאפ או במייל. ההצעה נרשמת בכרטיס הלקוח ובכרטיס הנכס, ומופיעה במסך „הצעות”. ### 4. מי פתח, ומי מתלבט מסך „הצעות” מציג לכל הצעה כמה פעמים היא נפתחה. הסינון בראש המסך מחלק לשלושה: „טרם נפתחו”, „נפתחו”, ו„מתלבטים (3+ פתיחות)”. מי שפתח שלוש פעמים ולא ענה הוא בדיוק מי ששיחה קצרה תסגור. ### התאמה לקונה של סוכן אחר התאמה יכולה להצביע על קונה שאינו שלכם. במקרה כזה השורה מסומנת „קונה של סוכן אחר” — הפרטים אינם נחשפים, אבל ההתאמה כן, כדי שנכס לא יישאר תקוע רק מפני שהקונה המתאים יושב אצל עמית באותו משרד. ### מה קובע את האחוז משקלות ההתאמה מוגדרים ברמת המשרד: ניהול משרד ← „התאמות”. אפשר להגדיל את משקל התקציב על חשבון האזור, או להפך. שינוי המשקלות מחשב מחדש את כל ההתאמות, וההתראה על סיום החישוב מגיעה כשהוא נגמר. > התאמות מהרשת (נכסים של משרדים אחרים) לעולם אינן נשלחות אוטומטית ללקוח — רק התאמות פנימיות של המשרד. ### שאלות נפוצות **שלחתי הצעה ולא רשום שנפתחה — היא הגיעה?** המונה סופר פתיחות של הקישור בהצעה. לקוח שקרא את ההודעה בוואטסאפ ולא לחץ על הקישור אינו נספר. „טרם נפתחו” פירושו שלא נלחץ, לא שלא נשלח. **למה נכס מסוים לא מופיע בשום התאמה?** נכס בסטטוס לא פעיל אינו נכנס להתאמות, וגם נכס שחסרים בו נתונים שהמנוע צריך — מחיר, עיר, מספר חדרים. פס המוכנות בכרטיס הנכס מראה בדיוק מה חסר. ## משימות — הלוח והאוטומטיות מה לעשות היום, מה באיחור, ומה המערכת פתחה בשבילכם. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#tasks ### 1. הלוח „משימות” בתפריט מציג את המשימות הפתוחות לפי מועד. משימה באיחור או להיום מסומנת, והמונה הכתום בתפריט סופר בדיוק את אלה — כדי שלא צריך להיכנס למסך כדי לדעת שיש. ### 2. „המשימות שלי” מול „כל המשרד” מעל הרשימה יש מתג בין המשימות שהוקצו לכם לבין כל משימות המשרד. מנהל שרוצה לראות מה תקוע אצל מי מחליף ל„כל המשרד”; סוכן נשאר על שלו. ### 3. יצירה ועריכה משימה נפתחת מכל כרטיס — לקוח, נכס או ליד — וגם ישירות מהלוח. לכל משימה כותרת, מועד, עדיפות, אחראי והערות. עריכה נעשית במקום, בלי לצאת מהלוח. ### משימות שנפתחות מעצמן משימה שנושאת את התווית „נוצרה אוטומטית” נפתחה על ידי המערכת ולא על ידי אדם. זו התשובה לשאלה „מי פתח לי את זה”: האוטומציות מוגדרות בניהול משרד ← „אוטומציות”, ושם רואים בדיוק אילו כללים דולקים. > חלק מהמועדים אינם ניתנים לכיבוי — אלה שנובעים מהחוזה עצמו, כמו מועד השליש בבלעדיות. כיבוי שלהם היה מסתיר חובה חוקית, לא הפחתת רעש. ### תזכורת לפני שהמשימה מגיעה משימה עם מועד שולחת התראה לפני הזמן — בפעמון שבמערכת, ובדחיפה לדפדפן למי שהפעיל אותה בפרופיל. מה בדיוק מגיע ולאן מוסבר במדריך ההתראות. ## המנטור האישי — יעדים, סיכום שבועי ושיחה המנטור מודד את השבוע שלכם מול מה שביקשתם מעצמכם, אומר את זה כמו שמנטור אומר — אישי, בשם הפרטי, בלי טופס — ולעולם לא משווה אתכם לעמיתים. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#mentor ### 1. לקבוע יעד „המנטור האישי” בתפריט ← „יעד חדש”: בוחרים מה מודדים (הצעות, סיורים, לידים שנענו, לידים שנענו תוך שעה, שיחות יוצאות, שיחות נכנסות שנענו, מעקבים שהושלמו, עדכונים למוכרים, קונים או נכסים חדשים, עסקאות), כמה, ולכל שבוע או חודש. „בשביל מה” הוא העוגן שהמנטור יזכיר כשקשה; „התוכנית” היא „כש… אז…” — למשל „כל בוקר ב-11:00 שולח הצעות”. יעד חדש על אותו מדד מחליף את הקודם. ### 2. מעסקה ליעדי תהליך יעד של עסקאות הוא תוצאה, ותוצאה אינה בשליטה מלאה. לחיצה על „מה צריך לעשות בשבוע כדי להגיע לזה?” מתרגמת אותו למספרים שבשליטתכם — סיורים, הצעות, קונים ולידים — לפי יחסי ההמרה שלכם ב-13 השבועות האחרונים, ואם עוד אין היסטוריה, לפי ממוצע מקובל שנאמר בשמו. כל הצעה נקבעת בלחיצה. ### 3. לקרוא את השבוע המסך מציג את המונים של השבוע הנוכחי, ולידם את השבוע הקודם רק כשהמספר השתנה. מתחתם שתי תובנות שאינן יעד: זמן המענה החציוני שלכם ללידים חדשים מול השבוע שעבר, ושיחות נכנסות שלא נענו ועדיין לא חזרתם אליהן. לכל יעד יש מד קצב: „בקצב”, „מעל הקצב”, „מאחור” או „הושג” — לפי כמה מהשבוע כבר חלף, ולא רק לפי המספר הסופי. אפס מתוך חמש ביום שני אינו פיגור. ### 4. כל בוקר — התוכנית להיום, ורעיון בין 08:00 ל-11:00, ראשון עד שישי, המנטור שולח לפעמון ולוואטסאפ מה היום שווה: מה עשיתם אתמול, כמה מהיעד השבועי יש עד עכשיו וכמה צריך היום כדי להישאר בקצב, שיחות נכנסות שמחכות לטלפון חוזר, ורעיון אחד לביצוע. בוואטסאפ יש מתחתיו „עזר לי” ו„לא בשבילי” — רעיון שסימנתם „לא בשבילי” לא יחזור, ורעיון שעזר מלמד את המנטור מה עובד אצלכם. יעד שהושג נחגג באותו יום — לא במוצאי שבת. מי שאין לו יעד מקבל ביום ראשון הזמנה לקבוע אחד, ובשאר הימים שקט. ### 5. דחיפה באמצע השבוע ביום רביעי בצהריים, אם יעד שבועי אחד מאחורי הקצב, המנטור שולח תזכורת אחת לפעמון ולוואטסאפ: כמה יש, כמה חסר, התוכנית שכתבתם וה„למה” שלכם. כשהכול בקצב הוא שותק — תזכורת שמגיעה גם כשהכול בסדר היא רעש. ### 6. הסיכום השבועי ושאלת המנטור במוצאי שבת ב-20:00 המנטור כותב סיכום: הצלחות בשמן, מצב היעדים, מה זז מול השבוע הקודם, ובקשה אחת לשבוע הבא. הוא מגיע לפעמון ולוואטסאפ (בקטגוריית הסיכומים) וגם למסך. על הבקשה לשבוע הבא עונים „מתחייב” או „לא השבוע” — ובסיכום שאחריו המנטור אומר אם עמדתם בזה. אחרי שבוע חלש הוא שואל שאלה אחת — „מה עצר?” — ואחרי התשובה: „ואם זה יקרה שוב?” עם שלוש הצעות „כש… אז…”. התוכנית שתכתבו נכנסת ליעד, והתזכורות מצטטות אותה. ### 7. לדבר עם המנטור בתחתית המסך שואלים אותו על השבוע, על היעדים ועל מה לשפר — „תן לי רעיון להיום”, „איפה המשפך שלי מאבד הכי הרבה?”. הוא עונה מהמספרים שלכם: הפעילות השבוע, המשפך של 13 השבועות האחרונים מול המקובל (לא מול עמיתים), ורעיונות קונקרטיים לביצוע היום. מעל השיחה, כרטיס „מה המנטור מציע עכשיו” מראה עד שלוש עצות — שיחה שמחכה, יעד מאחור, צוואר בקבוק — וכל אחת נפתחת לשיחה בלחיצה. אין לו גישה ללקוחות או לנכסים, ולשאלות כאלה יש את הסוכן האישי. כשמנוע השיחה אינו מוגדר במשרד, המנטור עדיין עונה מהיעדים, מהסיכום ומהעצה הראשונה. ### 8. לתרגל שיחה לפני שהיא קורית בכרטיס „תרגול שיחה” בוחרים תרחיש — מוכר שחושב שהמחיר נמוך מדי, מוכר שלא רוצה בלעדיות, קונה שמתלבט, קונה עם הצעה נמוכה, ליד שאומר „רק מתעניין”, או בקשה להנחה בעמלה — והמנטור משחק את הצד השני: עונה למה שאמרתם, מתעקש, ומתרכך רק כשיש סיבה. כשמסיימים, „לקבל משוב”: מה עבד (עם ציטוט שלכם), מה פספסתם ומה אפשר היה לומר במקום, ומשפט אחד לנסות בשיחה האמיתית. הסיכום השבועי סופר כמה תרגלתם, והמנטור בשיחה זוכר מה אמר לנסות. התרגול עצמו אינו נכנס לשיחה עם המנטור — מוכר כועס מהתרגול לא נהיה חלק מהזיכרון שלו. ### 9. מה עובד אצלנו — המשרד מלמד את המנטור „עזר לי” ו„לא בשבילי” של כל המתווכים במשרד מתאחדים לספירות — בלי שמות: כמה סימנו שרעיון עזר, ואצל כמה המספר באמת עלה בשבוע שאחרי. רעיון שהוכיח את עצמו במשרד מוצע ראשון, ומסומן „עבד אצל אחרים במשרד” בבוקר, בכרטיס העצות ובסיכום. מתווך חדש מתחיל ממה שעובד כאן ולא מרשימה כללית. מי שרואה את הניתוחים של המשרד מקבל במסך המנטור כרטיס „מה עובד אצלנו” עם הרעיונות והספירות. ### 10. 30 הימים הראשונים מי שהצטרף עכשיו רואה מעל השבוע כרטיס „30 הימים הראשונים”: יום כמה מתוך 30, ארבעה שבועות — להכיר, להוסיף, להתייצב, לסכם — והצעד של עכשיו עם כפתור אחד. בשבוע הראשון יעד קטן אחד (3 הצעות בשבוע, בלחיצה); בשני יעד נוסף על שלב אחר במשפך; בשלישי תרגול שיחה אחת; ברביעי יעד תוצאה לחודש, מתורגם לתהליך. הבוקר של המנטור אומר את המיקוד בתחילת כל שבוע, ולא שותק גם כשעוד אין נתונים. אחרי 30 יום הכרטיס נעלם — והסיכום החודשי הראשון מגיע. ### 11. העסקה הקרובה ביותר פעם בשבוע, ביום שני בבוקר ובראש כרטיס העצות, המנטור מצביע על קונה אחד שלכם שקרוב לסגירה — ראה נכס פעמיים ולא הציע, או אמר „מעוניין” ולא נקבע צעד הבא — ואומר מה ראה, מה לשאול אותו, ומה הצעד: טלפון אחד לשאול מה עוצר, לא להציע עוד נכס. קישור לכרטיס הקונה לידו. זה שיפוט, לא תזכורת: התזכורות על סיור בלי מעקב נשארות של המערכת. בשיחה, זה הקונה היחיד שהמנטור מדבר עליו בשמו. ### 12. שם וסגנון ליווי בתחתית מסך המנטור: נותנים לו שם, ובוחרים איך הוא מדבר — תומך, ישיר, מאתגר, אנליטי או רגוע. הבחירה שלכם בלבד, נשמרת בפרופיל ונוסעת איתכם בין מכשירים. הסגנון משנה את הפתיח, את הסיום ואת הטון בשיחה; הרגוע מוותר גם על הודעת הבוקר. מה שהמנטור מודד ואיך הוא סופר לא משתנה. ### 13. הכול גם בוואטסאפ — בשני הכיוונים מי שיש לו את הסוכן בוואטסאפ מקבל את הסיכום השבועי עם שלושה כפתורים: „מתחייב”, „לענות למנטור” ו„היעדים שלי”. „לענות למנטור” פותח את השאלה — ההודעה הבאה שתכתבו היא התשובה, ואחריה „ואם זה יקרה שוב?” עם שלוש הצעות ללחיצה או תוכנית במילים שלכם. ובכל רגע אפשר לכתוב לסוכן „מה המצב ביעדים שלי?”, „מנטור, מה כדאי לי לשפר?”, „תקבע לי יעד של 5 הצעות בשבוע” או „מתחייב לשבוע הבא”. כל מה שעונים בוואטסאפ מופיע במסך, ולהפך. ### על מה השיטה בנויה לא ניסוח נעים מעל מספרים אלא כללי עבודה של מאמנים: יעדי תהליך לפני יעדי תוצאה; היעד הוא שלכם ולא של המנהל, עם „למה” משלכם; כוונת יישום („כש… אז…”) מכפילה את סיכוי הביצוע; התקדמות קטנה נראית; שבוע חלש מקבל שאלה אחת ולא הרצאה; ומיקוד אחד לשבוע. - השוואה רק לעצמכם — מול היעד ומול השבוע הקודם שלכם. דוח הסוכנים קיים במסך הדוחות, למנהל, ושם מקומו. - כל הצלחה נאמרת בשם הנכס, בלי שם הלקוח — עסקה שנסגרה, בלעדיות שנחתמה, קונה שאמר „מעוניין”, עסקת שיתוף פעולה. - שקט כשאין מה לומר: בלי יעדים, בלי הצלחות ובלי פעילות — אין סיכום. עם יעד אחד לפחות תמיד יש. > המנטור והמאמן החכם אינם אותו דבר: המאמן אומר מה לעשות עכשיו (ליד שממתין, הצעה שנפתחה שלוש פעמים); המנטור אומר איך הולך לכם מול מה שהבטחתם לעצמכם. ### מה המנטור זוכר המנטור קורא את הסיכומים של החודשיים האחרונים ומזהה דפוסים: מדד שהיה מאחור בשלושה שבועות מתוך שמונה, מפנה אחרי פיגור חוזר, וכמה מהמחויבויות התקיימו. הוא אומר את זה במילים שלכם — מה שעניתם אז על „מה עצר” — ולא בפרשנות. בסיכום זה משפט אחד ורק כשהדפוס רלוונטי השבוע; במסך יש חלק „מה המנטור זוכר”; ובשיחה זה חלק מההקשר. ### מי רואה מה היעדים, הסיכומים והשיחה הם שלכם בלבד. מנהל המשרד רואה מספרים בדוח הסוכנים, לא את הליווי. חגיגת עסקה נרשמת אצל מי שסימן את הנכס כ„נמכר” או „הושכר”; בלעדיות — אצל מי שהוציא את ההסכם לחתימה; „מעוניין” — אצל בעל הקונה. ### שאלות נפוצות **קבעתי יעד לחודש — איך הוא נמדד בשבוע?** יעד חודשי נמדד מול החודש הקלנדרי בשעון ישראל, ומופיע במסך לצד היעדים השבועיים עם מד קצב משלו. הסיכום השבועי מזכיר אותו לפי המצב בסוף השבוע. **סיימתי יעד — הוא נמחק?** לא. יעד שהופסק נשמר להיסטוריה כדי שהסיכומים שכבר נאמרו עליו יישארו נכונים. הוא רק יורד מהמסך. **למה לא קיבלתי סיכום במוצאי שבת?** או שאין לכם יעד ולא הייתה פעילות והצלחה השבוע — ואז המנטור שותק בכוונה — או שהמנטור אינו כלול במסלול המשרד. הוא נפתח יחד עם המאמן החכם. ## הפורום המקצועי — לשאול, לענות, ולדרג מניסיון הפורום הוא המקום לשאלות שלא שואלים בקבוצה: סעיף בהסכם שלא ברור, התנהלות מול לקוח, תמחור. אפשר לשאול בשם או באנונימיות מלאה, לעקוב אחרי שיחות במייל ובוואטסאפ, ולדרג בעלי מקצוע מניסיון אישי — בשם או בעילום שם, לבחירתכם. לבעל מקצוע עם נייד אפשר גם לשלוח וואטסאפ ישירות מהכרטיס, עם משפט פתיחה שאומר שהגעתם דרך המערכת. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#forum ### 1. לשאול — בשם או בעילום שם „פורום” בתפריט ← „שאלה או דיון חדש”: בוחרים סוג (שאלה, דיון או טיפ מהשטח), נושא, כותרת ותוכן. סימון „לפרסם בעילום שם” משמיט את השם והמשרד — הם אינם נשמרים כלל, גם לא אצלנו. בשרשור תופיעו כ„השואל/ת”, ותוכלו לערוך, למחוק (כל עוד אין תגובות) ולסמן תשובה כרגיל. הלשונית „בעילום שם” מרכזת את השאלות האנונימיות בלבד. ### 2. לענות ולסמן „מועיל” בכל שרשור יש תיבת תגובה בתחתית, וגם היא יכולה להיות בעילום שם (אז תופיעו כ„אנונימי” ממוספר). „מועיל” על שאלה או תגובה מעלה אותה במיון „המועילים”. מי ששאל יכול לסמן תגובה אחת כ„זו התשובה” — היא עולה לראש השרשור, והשאלה מסומנת „נענתה”. ### 3. לעקוב — בפעמון, במייל ובוואטסאפ שאלה ששאלתם ושיחה שעניתם בה נכנסות למעקב מעצמן; בכל שרשור אחר לוחצים על הפעמון. תגובה חדשה מגיעה לפעמון ולהתראות הדפדפן, ובלשונית „עוקב/ת” בוחרים אם גם במייל — מיידי (מקובץ לעשר דקות) או תקציר יומי ב-08:00 — ואם לעקוב אחרי כל הפורום, כלומר לקבל כל שאלה חדשה. ### 4. הכול גם בוואטסאפ מי שיש לו את הסוכן האישי בוואטסאפ מקבל את העדכונים לשם, עם כפתור „להשיב בפורום”: ההודעה הבאה שתכתבו היא התגובה (התחילו ב„אנונימי:” כדי להגיב בעילום שם), ו„להפסיק לעקוב” מסיר את המעקב. אפשר גם לכתוב לסוכן „מה חדש בפורום?”, „תחפש בפורום על מס שבח”, „תשאל בפורום: …” או „תענה בפורום על השאלה של הבלעדיות: …”. לכיבוי — הפרופיל, „עדכונים בוואטסאפ”, קטגוריית „הפורום המקצועי”. ### 5. כלים ומחשבונים בלשונית „כלים”: מחשבון עמלת תיווך עם מע"מ, החזר חודשי למשכנתה, תשואה מהשכרה, מס רכישה מדורג והערכת מס שבח (חישוב ליניארי מוטב, פטור לדירה יחידה עד התקרה). המדרגות והתקרה מוצגות עם שנת הפרסום ומתעדכנות מדי ינואר על ידי מנהל הפלטפורמה — נא בדקו מול הפרסום העדכני של רשות המסים לפני שמצטטים ללקוח. מתחתם — אתרים, תבניות ואפליקציות שמתווכים אחרים ממליצים עליהם, עם דירוג. ### 6. בעלי מקצוע — לדרג מניסיון אישי בלשונית „בעלי מקצוע”: עורכי דין, שמאים, יועצי משכנתאות, צלמים ועוד, לפי קטגוריה ואזור. „להוסיף בעל/ת מקצוע” עם פרטים עסקיים בלבד. „לדרג מניסיון” — כוכב עד חמישה ומשפט על החוויה, פעם אחת לכל אדם (דירוג חוזר מחליף את הקודם). דירוג הוא תמיד בשמכם ובשם המשרד — בשונה משאלה בפורום, חוות דעת היא אמירה על העסק של מישהו אחר. הממוצע מוצג עם מספר המדרגים. ### מה האנונימיות אומרת בפועל שרשור, תגובה או דירוג שסומנו כאנונימיים אינם נושאים שם משתמש או משרד במסד הנתונים — רק חתם שמאפשר לכם לערוך את שלכם. איש במערכת, כולל התמיכה, אינו רואה מי כתב. לכן גם אי אפשר „לבטל אנונימיות” בדיעבד: מה שפורסם בעילום שם נשאר כך. - בלי שמות של לקוחות, כתובות מדויקות או טלפונים — הפורום נקרא בידי מתווכים מכל המשרדים. - תוכן פוגעני או פרסומי מדווחים ב„דיווח”; ניהול הפלטפורמה מסתיר ומכריע. - שרשור שכבר ענו עליו אינו נמחק — הוא ידע של הקהילה. אפשר לבקש הסרה בדיווח. ### מי רואה מה הפורום פתוח לכל משתמש מחובר, בכל תפקיד ובכל מסלול. השאלות והתשובות גלויות לכל המתווכים במערכת; הדיווחים — לניהול הפלטפורמה בלבד. ההעדפות (מעקב, מייל) הן שלכם ואינן משפיעות על עמיתים במשרד. ### שאלות נפוצות **שאלתי בעילום שם — איך אדע שענו לי?** בדיוק כמו בשאלה רגילה: לפעמון, למייל ולוואטסאפ לפי ההעדפות. המערכת יודעת לשלוח לכם בלי לדעת מי אתם בשרשור — המעקב נשמר בנפרד מהתוכן. **אפשר לערוך שאלה אנונימית?** כן. בשרשור שלכם תראו „השאלה שלכם — רק אתם יודעים” ואת כפתורי העריכה. איש אחר לא רואה את זה. **למה אין „לא מועיל”?** בקהילה מקצועית קטנה סימון שלילי הופך מהר לחשבון אישי. „מועיל” מעלה את הטוב; מה שלא — פשוט לא עולה. > **שימו לב:** שאלה טובה מתחילה במה שכבר ניסיתם — התשובות מדויקות יותר, ומי שקורא אחר כך מוצא בה גם את הדרך שלא עבדה. ## ייבוא נתונים מקובץ אקסל או CSV מהמערכת הקודמת, מדוח קמפיין או מרשימה שניהלתם ביד. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#import ### 1. בוחרים מה מייבאים „ייבוא נתונים” — שלושה סוגים, כל אחד בנפרד: נכסים, קונים, לידים. ייבוא נפרד ולא קובץ אחד לכולם, כי לכל סוג יש שדות אחרים, ותערובת הייתה מחייבת עמודה שאומרת מה כל שורה. ### 2. מורידים תבנית — או מעלים את הקובץ שיש „הורדת תבנית” נותנת קובץ עם כל הכותרות שהמערכת מכירה. פותחים אותו באקסל, מדביקים לתוכו את הנתונים שלכם, ומעלים. אפשר גם להעלות את הקובץ הקיים כמו שהוא — כותרות בעברית ובאנגלית ממופות אוטומטית. ### 3. מיפוי העמודות שלא זוהו עמודה שהמערכת לא זיהתה מוצגת עם רשימה לבחירה — לאיזה שדה היא הולכת, או „לא לייבא את העמודה”. שום עמודה אינה נכנסת בניחוש. ### 4. תצוגה מקדימה לפני שמייבאים לפני הייבוא מוצגת טבלה של מה שייווצר בפועל — לא של מה שבקובץ. כאן רואים ששדה נחת במקום הנכון, שהטלפונים נורמלו ושהתקציב פורש כמספר. רק אז מאשרים. ### מה קורה ללקוח שכבר קיים בייבוא לידים, פנייה של מספר טלפון שכבר קיים במערכת אינה פותחת כרטיס שני — היא מצטרפת לליד הפתוח של אותו לקוח. כך רשימת קמפיין שמכילה גם מי שכבר פנה אינה מייצרת כפילויות. ### קבצים גדולים אין צורך לפצל: קובץ גדול נשלח מעצמו באצוות של 250 שורות, והמסך מדווח על ההתקדמות. אפשר להישאר במסך עד הסוף. ### שאלות נפוצות **אפשר לייבא שוב אחרי שתיקנתי את הקובץ?** כן. שורה שכבר נוצרה תיווצר שוב אם היא נכס או קונה — לכן עדיף לתקן את הקובץ ולייבא רק את השורות שלא עברו. בלידים, מספר טלפון שכבר קיים מצטרף לליד הקיים ולא נפתח מחדש. **הטלפונים בקובץ שלי בפורמט אחר** לא צריך לתקן. הם מנורמלים בייבוא — עם מקפים, בלי, עם 0 בהתחלה או עם 972+. > **שימו לב:** העמודה „סטטוס” אינה בתבנית הקונים בכוונה: היא כינוי נרדף ל„בשלות”, ושתי עמודות לאותו שדה הן בדיוק המקום שבו אחת מהן נבלעת בשקט. ## חיבור הקו העסקי לוואטסאפ רוב הפניות בישראל מגיעות בוואטסאפ, ורובן נשארות בטלפון: שם שנרשם בהערה, מספר שהועתק ידנית, ושיחה שאיש במשרד לא רואה. חיבור הקו העסקי סוגר את הפער — אותו מספר, אותה אפליקציה, והפנייה נכנסת למערכת מעצמה. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#whatsapp-business ### 1. „ניהול משרד” ← וואטסאפ ביזנס ← חבר נפתח חלון של Meta. מאשרים בטלפון, והחיבור מסתיים תוך דקות. לפני הלחיצה המסך מציג במפורש מה מרוויחים, מה משתנה באפליקציה ומה זה עולה — כולל ההפרדה בין מה שמשולם ל-Meta ומה שמשולם לנו. ### 2. הקו הוא אישי כל סוכן מחבר את המספר שלו, והלידים מהלקוחות שכתבו אליו נוחתים אצלו — לא במאגר המשרד. לכן המסך מציג את הקו של המשתמש המחובר בלבד: המספר הפרטי של עמית אינו נתון שסוכן צריך לראות. ### 3. הפעילו בוט מענה — רשות אפשר להגדיר הודעת פתיחה, שאלות אפיון קצרות ושעות פעילות. הבוט אוסף את הפרטים ומעביר לסוכן; הצגה עצמית כבוט, טיפול בבקשת „הסר” ומעבר לאדם קבועים ואינם ניתנים לשינוי. ### מה מרוויחים זה מה שמשתנה ביום החיבור: - כל פנייה נכנסת כליד עם שם, מספר וההודעה המקורית — בלי העתקה ידנית. - הליד נוחת אצל הסוכן שאליו הלקוח כתב. - ציר זמן מלא בכרטיס הלקוח, כולל מה שנענה ידנית מהטלפון. - הלקוחות רואים את המספר שלכם, לא מספר של המערכת. ### מה משתנה באפליקציה שבטלפון > אתם ממשיכים לעבוד באפליקציה כרגיל, באותו מספר. חלק מהיכולות נכבות, וחשוב לדעת את זה לפני החיבור: > - הודעות נעלמות, „צפייה חד-פעמית” ושיתוף מיקום חי — נכבות בשיחות אישיות. > - רשימות תפוצה קיימות הופכות לקריאה בלבד; אי אפשר ליצור חדשות. > - קבוצות, שיחות קול ווידאו, סטטוסים וקטלוג ממשיכים לעבוד — אך אינם נכנסים למערכת. > - ‏WhatsApp for Windows ושעון חכם אינם נתמכים; מכשירים מקושרים אחרים ינותקו וניתן לקשר אותם מחדש. ### לפני שמתחילים > שני תנאים של Meta ששווה לדעת מראש: > - המספר צריך להיות פעיל באפליקציית WhatsApp Business לפחות שבוע — מומלץ חודש. > - סנכרון ההיסטוריה חייב להסתיים תוך 24 שעות מהחיבור; אחרת מחברים מחדש. > החיבור הפיך. ניתוק מהמסך מפסיק את זרימת ההודעות למערכת ואינו נוגע במספר עצמו ולא באפליקציה שבטלפון. ### זה לא אותו דבר כמו הסוכן בוואטסאפ שני ערוצים שונים שקל להתבלבל ביניהם. כאן מדובר בקו שהלקוחות כותבים אליו, וההודעות שלהם הופכות ללידים. „וואטסאפ — לעבוד בלי להיכנס למערכת” הוא הצד השני: השיחה שלכם עם המערכת עצמה. אפשר להפעיל כל אחד מהם בנפרד. ### אמצעי תשלום ב-Meta — מתי צריך ואיך מזינים מענה ללקוח בתוך 24 שעות מפנייתו הוא חינם, ולכן קליטת הלידים והתשובות עובדות בלי אמצעי תשלום כלל. הודעה יזומה מחוץ לחלון הזה — למשל „יש נכס חדש שמתאים לך” — מחויבת בידי Meta ישירות בחשבון שלכם, והכסף אינו עובר דרכנו. עד שיוגדר שם אמצעי תשלום, הודעות כאלה נחסמות והמסך מציג „דרוש אמצעי תשלום ב-Meta”. - נכנסים ל-Meta Business Suite בחשבון שאיתו חיברתם את המספר, ומשם ל-WhatsApp Manager. - בוחרים את חשבון הוואטסאפ העסקי שלכם ופותחים את „Billing” (חיוב ואמצעי תשלום). - ‏„Add payment method” ← כרטיס אשראי, ומאשרים. - מדינת החיוב והמטבע נבחרים פעם אחת ואי אפשר לשנותם אחר כך — בדקו לפני האישור. > החיוב הזה הוא של Meta ונפרד לגמרי מהמנוי שלנו. אין צורך להזין אותו כדי להתחיל: אפשר לחבר, לקלוט לידים ולענות ללקוחות, ולהוסיף אמצעי תשלום רק ביום שתרצו לשלוח הודעות יזומות. ### שאלות נפוצות **אאבד את השיחות שכבר יש לי בטלפון?** לא. האפליקציה ממשיכה לעבוד כרגיל ואותן שיחות נשארות בה. מה שנכנס למערכת מכאן והלאה הוא פניות חדשות והתכתבות שאחריהן. **צריך מספר חדש?** לא — זו כל הנקודה. הלקוחות ממשיכים לכתוב לאותו מספר שהם מכירים. **המצב מציג „דרוש אמצעי תשלום ב-Meta”** החיוב על ההודעות הוא של Meta ומוגדר בחשבון שלה, בנפרד מהמנוי שלנו. מה שנחסם עד שיוגדר אמצעי תשלום הוא הודעות יזומות בלבד — קליטת הפניות והמענה ללקוח בתוך 24 שעות ממשיכים לעבוד כרגיל. הסעיף „אמצעי תשלום ב-Meta” למעלה מסביר איך מגדירים. ## המשרד שלנו — טבלת התחרות כפתור „המשרד שלנו” בראש המסך פותח את הטבלה: מי מוביל, ממה הניקוד שלו מורכב, ואיפה כל אחד עומד מול היעד שקבע לעצמו. נועד לסוכנות, ופתוח למי שמנהל את הצוות — אלא אם מנהל המשרד סימן בראש המסך שהוא פתוח לכל הצוות. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#office-board ### 1. איך הניקוד מחושב הנוסחה מודפסת מעל הטבלה, ובכוונה: לידים ×1 · נכסים ×3 · פגישות ×2 · עסקאות ×10. שיחות מופיעות בטבלה כי הן מעידות על פעילות, אבל אינן מזכות בנקודות — ניקוד עליהן היה הופך חיוג לאסטרטגיה: מאה חיוגים ביום בלי גיוס היו מנצחים שלושה נכסים שגויסו. ### 2. התנועה נמדדת מול החודש שעבר של אותו סוכן לצד הניקוד מופיעה השורה „עלייה של שני מקומות”, „ללא שינוי”, או „חודש ראשון”. ההשוואה היא לעצמכם ולא לשכן: עלייה של שני מקומות היא הישג גם במקום השישי. מי שהצטרף החודש מסומן „חודש ראשון” ולא „ירידה” — לא הייתה לו תקופה קודמת. ### 3. יעד חודשי העמודה האחרונה מראה כמה מהיעד החודשי הושג. היעד הוא זה שהסוכן קבע לעצמו במנטור האישי, ולא יעד שהמשרד כפה. מי שלא קבע יעד מסומן „לא נקבע” — ולא 0%, שנקרא ככישלון. ### 4. חודש, רבעון, שנה שלוש הלשוניות בראש המסך מחליפות את חלון המדידה. הכול נמדד בשעון ישראל ולפי תקופה קלנדרית מלאה — „החודש” הוא החודש הזה, לא שלושים הימים האחרונים. ### 5. סיכום המשרד בתחתית: שיחות, לידים, נכסים ועסקאות של כל המשרד, עם המגמה מול התקופה הקודמת. אחוז מוצג כשיש ממה להשוות; כשהתקופה הקודמת הייתה אפס, מוצג ההפרש עצמו — „‎+5” ולא אחוז חסר משמעות. ### מי רואה את זה בברירת מחדל — מי שמחזיק בהרשאת ניהול הצוות בלבד. המסך מציג את הביצועים של כל הסוכנים בשמם, ולכן חשיפה שלו היא החלטה ולא ברירת מחדל. ### לפתוח את הטבלה לכל הצוות בראש המסך יש תיבת סימון „להציג את המסך הזה גם לסוכנים”, והיא מוצגת למנהל המשרד בלבד — הסוכנים עצמם אינם רואים אותה. סימון שלה פותח לכל סוכן במשרד את הטבלה המלאה: השמות, הניקוד, הדירוג והיעד החודשי של כל אחד. ביטול הסימון מסתיר מהם את המסך ואת הכפתור שלו, מיד. כל סוכן רואה את הנתונים של עצמו במנטור האישי בכל מקרה. ### שאלות נפוצות **למה הכפתור לא מופיע לי?** הוא מותנה בהרשאת ניהול הצוות ובכך שהדוחות כלולים במסלול המשרד. סוכן יראה אותו רק אם מנהל המשרד סימן שהמסך פתוח לכל הצוות. ומתווך יחיד אינו רואה אותו בכוונה — טבלת תחרות עם שורה אחת אינה תחרות. **פגישה שקבעתי לסוכן — למי היא נספרת?** לסוכן. הספירה היא לפי היומן שהפגישה יושבת בו ולא לפי מי הקליד אותה, אחרת מנהל שקובע פגישות לצוות היה מקבל את הנקודות על העבודה שלהם. ## דוחות — המשרד במספרים מצב המשרד עכשיו, תוצאות בתקופה שנבחרה, וטבלת ביצועים לכל סוכן. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#reports ### 1. בוחרים תקופה בראש המסך בוחרים כמה ימים אחורה. הבחירה משפיעה על „תוצאות בתקופה” ועל „פעילות בתקופה”, ועל טבלת הסוכנים. ### 2. קוראים את מדדי המצב „נכסים פעילים”, „נכסים להשלמה”, „קונים חמים”, „לידים פתוחים”, „דורש טיפול אנושי” ו„פגישות מתוכננות” הם מצב **עכשיו** ולא בתקופה — ולכן הם מופרדים ואינם מסוננים לפי התאריכים. מספר מצב שמסוננים אותו לפי תקופה הוא מספר חסר משמעות. ### 3. תוצאות ופעילות „תוצאות בתקופה” — עסקאות שנסגרו, סיורים שהתקיימו, זמן עד הצעה ראשונה. „פעילות בתקופה” — הצעות שנשלחו, הצעות שנפתחו, מי הביע עניין, ולידים שהומרו. הראשון אומר מה יצא, השני מה נעשה. ### 4. ביצועי הסוכנים טבלה לפי סוכן: קונים, לידים, הצעות, שיעור מי שהביע עניין, ופגישות. הטבלה נועדה לשיחה עם הצוות, ולכן היא מציגה גם את שיעור העניין ולא רק כמויות — סוכן ששולח פחות ומדייק יותר נראה בה. ### מי רואה את המסך הדוחות פתוחים למי שיש לו הרשאת צפייה בדוחות, ובמסלולים שכוללים את מודול הניתוח. סוכן בלי ההרשאה לא יראה את הפריט בתפריט כלל — ולא ייתקל בו כמסך נעול. ## רכש מדיה — לפרסם את הנכסים בלי לרוץ בין ספקים „רכש מדיה” הוא ארכיון של מדיות שאפשר לפרסם בהן דרך המערכת. לכל מדיה עמוד משלה: המוצרים תחילה, ומתחת — מה היא, למי היא מגיעה ומה כלול. הראשונה בארכיון היא מגזין טאבו. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#media ### 1. בוחרים מדיה בתפריט „רכש מדיה” רואים את כל המדיות: סוג, חשיפה, תדירות, ומאיפה המחירים מתחילים. לחיצה פותחת את העמוד הפנימי. ### 2. קוראים מה כלול ומה החשיפה העמוד הפנימי פותח במוצרים — מה אפשר להזמין ובכמה, ולכל מוצר הדמיה של איך המודעה נראית בעמוד (לחיצה פותחת בגודל מלא) — ומתחת מספר מה המדיה, לאיזה קהל היא מגיעה ומה כלול במחיר: עיצוב, הפצה, ומתי הגיליון הקרוב נסגר. כשיש דוגמאות מודעה הן מוצגות שם, כדי לראות איך זה נראה לפני שמזמינים. ### 3. מזמינים — בתשלום או בפנייה מוצר עם מחיר מזמינים ומשלמים במערכת: טופס קצר (כמות, מה לפרסם, איש קשר) ומשם לדף התשלום. מוצר „לפי תיאום” שולחים כפנייה לנציג המדיה, והוא חוזר אליכם. בשני המקרים איש הקשר במשרד מקבל אישור בדוא"ל. ### 4. מעלים את קובץ המודעה בעמוד ההזמנה מעלים את מה שהמגזין מקבל לדפוס — מודעה מעוצבת ב-PDF או תמונה מוכנה (JPEG / PNG), עד 25MB. אפשר עוד לפני שהתשלום הושלם. נציג המדיה מקבל קישור לקובץ במייל, והחלפה שולחת לו קישור חדש ומבטלת את הישן. ### 5. עוקבים אחרי ההזמנות „ההזמנות שלנו” מראה כל הזמנה ופנייה, ולחיצה פותחת את עמוד ההזמנה: ציר זמן — נפתחה, שולם, נשלח למדיה, הנציג אישר קבלה, קובץ המודעה, פורסם — ומה אפשר לעשות עכשיו. לנציג המדיה יש עמוד הזמנה משלו (מקישור במייל): שם הוא מאשר שההזמנה התקבלה ומסמן כשהמודעה יצאה — ואתם מקבלים מייל והתראה בפעמון על כל אחד מהשלבים. גם בעל הפלטפורמה יכול לסמן „פורסם”. ### מי יכול להזמין פנייה לנציג פתוחה לכל משתמש במשרד — היא אינה מחייבת את המשרד בכסף. הזמנה בתשלום שמורה למי שמנהל את החיוב במשרד, כמו כל רכישה בכרטיס המשרד. ### מה קורה אחרי התשלום ההזמנה עוברת לנציג המדיה רק אחרי שהתשלום אושר — נציג שמקבל הזמנה שלא שולמה מתחיל לעבוד על מודעה שאולי לא תתפרסם. המחירים בארכיון נקובים לפני מע"מ, והסכום המלא מוצג בטופס לפני האישור. ### שאלות נפוצות **המוצר שאני צריך לא מופיע — למשל עמוד שער.** מוצרים שהמחיר שלהם נקבע בתיאום מופיעים כ„פנייה לנציג”. שולחים פנייה עם מה שרוצים לפרסם, והנציג חוזר עם הצעה. אם המדיה עצמה חסרה בארכיון, כתבו לנו — הארכיון גדל לפי מה שהמשרדים מבקשים. **מה זה „הגיליון נסגר בקרוב”?** מועד הסגירה של הגיליון הקרוב, כפי שהמדיה מסרה; למוצר יכול להיות מועד משלו (שער נסגר לפני העמודים הפנימיים), ואז הוא מופיע על כרטיס המוצר. הזמנה שמשולמת אחריו נכנסת לגיליון הבא. אם התחלתם הזמנה ולא סיימתם לשלם, תקבלו תזכורת בפעמון ובדוא"ל יממה לפני הסגירה. **שילמתי והמסך אומר „עדיין בבדיקה”.** אישור חברת הסליקה יכול להתעכב דקות ספורות. אין צורך לשלם שוב — ההזמנה תתעדכן ב„ההזמנות שלנו” כשהאישור מגיע, ואם לא, פנו אלינו. ## התראות — מה מגיע ולאן המערכת מודיעה על מה שדורש תגובה, ולא על כל מה שקורה. אתם בוחרים באיזה ערוץ. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#notifications ### 1. הפעמון הפעמון שבהידר מציג את מה שחדש, עם מונה. לחיצה על התראה מובילה **בדיוק למקום** — לא למסך הכללי אלא ללשונית ולשורה שעליהן היא מדברת. ### 2. מסך ההתראות „התראות” מציג את הרשימה המלאה, כולל מה שכבר נקרא. שימושי כשראיתם משהו בפעמון ורצתם למקום אחר. ### 3. התראות בדפדפן בפרופיל שלכם ← „התראות בדפדפן”: מפעילים, הדפדפן מבקש אישור, ומאז התראה מגיעה גם כשהמערכת אינה הלשונית הפעילה. פועל גם בנייד, אחרי הוספת המערכת למסך הבית. ### על מה מודיעים אלה האירועים שמייצרים התראה — כולם דברים שמישהו ממתין בקצה השני שלהם: - שיחה נכנסת ושיחה שלא נענתה - תשובת לקוח למייל שיצא מהמערכת - ליד שחזר לפנות, וליד שהוחזר אליכם - טופס „מה אתם מחפשים?” שמולא - תזכורת למשימה שמועדה מתקרב - הצעה ברשת שנדחתה, ועסקה משותפת שהתקדמה - החלטה על בקשת משיכה, וקרדיטים שעומדים לפוג - סיום חישוב מחדש של ההתאמות ### וואטסאפ — למה שמגיע מבחוץ למשרדים עם מודול הוואטסאפ, חלק מהאירועים נדחפים גם כהודעת וואטסאפ לסוכן האחראי, אם יש לו טלפון בפרופיל. ההודעה נושאת את שם הלקוח בלבד: תוכן ההתכתבות נשאר במערכת ואינו עובר בערוץ חיצוני. - בפרופיל ← „מה יגיע אליי לוואטסאפ” בוחרים לפי קטגוריה: שיחות, לידים, משימות, התאמות, רשת, תקצירים ומערכת. - „שעות שקט” פעילות מהרגע הראשון — הודעה שנולדה בלילה ממתינה לבוקר. ### להשתיק בלי לפספס התראה שהושתקה בערוץ אחד אינה נעלמת מהמערכת: הפעמון ומסך ההתראות מציגים הכול תמיד. הבחירה בפרופיל קובעת רק מה קופץ אליכם החוצה — לדפדפן או לוואטסאפ — ולא מה נרשם. ### שאלות נפוצות **ההתראות לא מגיעות לנייד** באייפון התראות דפדפן עובדות רק אחרי שהמערכת נוספה למסך הבית (שיתוף ← הוסף למסך הבית), ורק אז מפעילים אותן בפרופיל. באנדרואיד מספיק לאשר את ההרשאה כשהדפדפן מבקש. הפרטים במדריך „המערכת בנייד”. ## מנוי, מסלול ותשלומים ניהול משרד ← „מנוי ותשלום” — הכל במקום אחד. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#subscription ### 1. „המסלול שלכם” הכרטיס העליון מציג מה כלול במסלול הנוכחי ואיפה אתם מול המגבלות — כמה משתמשים, כמה נכסים. כך רואים שמתקרבים לתקרה לפני שנתקלים בה. ### 2. מעבר מסלול ותשלום מכאן עוברים מסלול. התשלום מאובטח ומתבצע אצל חברת הסליקה — פרטי הכרטיס אינם נשמרים במערכת — והמנוי מתחדש אוטומטית. ### 3. היסטוריית תשלומים וחשבוניות טבלה עם תאריך, מסלול, סכום, מצב וקישור לחשבונית. חשבונית שעדיין מופקת מסומנת „בהפקה” — היא תופיע כאן מעצמה, בלי לפנות לאיש. ### 4. הצעה אישית בלינק משרד שקיבל הצעה מותאמת מקבל קישור ייעודי: העמוד מציג מה כלול ומה התוספת מעבר למסלול הרגיל, ומשם משלמים ישירות. ### מה קורה כשהתקופה נגמרת מנוי שפג אינו מוחק דבר. המסכים נסגרים ונשאר מסך המנוי, וברגע החידוש הכל חוזר כפי שהיה — כולל הנתונים, הקבצים וההקלטות. > ייצוא הנתונים (ניהול משרד ← נתונים) עובד גם כדי לקחת את הכל החוצה. הנתונים שלכם — שלכם, גם בלי מנוי פעיל. ## החשבון שלי „הפרופיל שלי” — כל מה ששייך לכם ולא למשרד, ונוסע אתכם לכל מכשיר. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#account ### 1. הפרטים שלי שם, טלפון ואימייל. הטלפון אינו קישוט: הוא מה שמאפשר לשלוח לכם התראות בוואטסאפ. שינוי כתובת האימייל מחייב הקלדת הסיסמה — כי מי שהשתלט על מסך פתוח היה יכול אחרת להעביר לעצמו את החשבון. ### 2. החלפת סיסמה הסיסמה הנוכחית, החדשה, ואימות. אחרי ההחלפה שאר המכשירים המחוברים מתנתקים — זו הנקודה של החלפת סיסמה. ### 3. חיבורים פתוחים רשימת המכשירים והדפדפנים שמחוברים עכשיו לחשבון שלכם, עם מועד הכניסה. משהו שאינכם מזהים — מנתקים אותו משם, ומחליפים סיסמה. ### 4. תצוגה ונגישות גודל הטקסט (A− / A+), מצב כהה או בהיר, וההתאמות של הנגישות. ההעדפות נשמרות בחשבון ולא בדפדפן, ולכן הן נוסעות אתכם למכשיר אחר. זה המקום היחיד שבו מגדירים אותן בתוך המערכת. ### 5. הוואטסאפ שלי „איזה מכשיר מחובר אליי” — קישור הנייד לסוכן האישי בוואטסאפ, ו„מה יגיע אליי לוואטסאפ” — אילו התראות יוצאות אליכם ובאילו שעות. שניהם אישיים: הגדרה שלכם אינה משנה דבר אצל עמית במשרד. ## נגישות והתאמות תצוגה המערכת נבנתה לפי ת"י 5568 ו-WCAG 2.2 ברמה AA: אפשר לעבוד בה עם מקלדת בלבד, עם קורא מסך ועם טקסט מוגדל. ההתאמות שלכם יושבות בפרופיל; ללקוחות שלכם — בדפים שהם רואים — יש כפתור נגישות. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#accessibility ### 1. ההתאמות שלכם — בפרופיל הפרופיל שלי ← „נגישות”: גודל טקסט בצעדים של 10% עד 200%, ניגודיות גבוהה, גופן קריא, הדגשת קישורים, הדגשת כותרות, עצירת תנועה, קו קריאה שעוקב אחרי הסמן וגווני אפור — וערכת נושא בהירה, כהה או לפי המכשיר. כל התאמה חלה מיד, בלי שמירה ובלי רענון. ### 2. איפה זה נשמר בחשבון — ולכן ההתאמות מחכות לכם גם בנייד וגם במחשב במשרד, בלי להגדיר פעמיים. ערכת הנושא היא ההגדרה היחידה שנשמרת במכשיר: כהה בנייד ובהיר במשרד הוא שימוש לגיטימי. ### 3. כפתור „נגישות” בדפים שהלקוחות רואים בדף ההצעה, בדף הנכס, בדף החתימה, בטופס הלקוח ובמסך ההתחברות — דפים שנפתחים בלי חשבון — יש בקצה השמאלי כפתור עם סמל הנגישות המוכר. לחיצה פותחת חלון עם אותן התאמות בדיוק, והן נשמרות במכשיר של הלקוח. בתוך המערכת הכפתור אינו מופיע: ההתאמות שלכם כבר בפרופיל, ופינה פנויה במסך העבודה שווה יותר. ### 4. עבודה במקלדת Tab עובר בין כל הפקדים עם מחוון פוקוס נראה, Enter מפעיל, Esc סוגר חלונות ומגירות. בראש כל מסך יש קישור „דלג לתוכן” שמדלג על התפריט — הוא מופיע בלחיצת Tab הראשונה. ### 5. קורא מסך המסכים בנויים בציוני דרך (תפריט, תוכן ראשי, חיפוש), הכפתורים והשדות נושאים שמות, ומספרים וטלפונים מוקראים בכיוון הנכון. נבדק עם NVDA, VoiceOver ו-TalkBack. ### 6. הצהרת הנגישות העמוד „הצהרת נגישות” מפרט מה הונגש, מה עדיין מוגבל, ולמי פונים בנושא. הוא נגיש גם בלי התחברות ומקושר מחלון ההתאמות שבדפים הציבוריים. ### מה נבדק בכל שינוי הנגישות אינה נבדקת ידנית פעם בשנה. בכל שינוי בקוד רצות בדיקות אוטומטיות, ושינוי שנכשל באחת מהן אינו נכנס למערכת: - ניגודיות של כל צבע בכל מצב — בהיר, כהה וניגודיות גבוהה — מול הסף של התקן. - רצפת גודל טקסט של 14 פיקסלים, ובלי משקלי גופן דקים שמורידים ניגודיות בפועל. - כל קישור פנימי מוביל למסך שקיים, וכל צילום מסך בהדרכות קיים בפועל. ### הכתבה ותמלול — נגישות שהיא גם נוחות בכל שדה טקסט אפשר לדבר במקום להקליד, וכל שיחה מוקלטת מקבלת תמלול כתוב. שתי התכונות נבנו למתווך בנסיעה — והן בדיוק מה שנדרש למי שמתקשה להקליד או לשמוע. ### שאלות נפוצות **הגדלתי טקסט והפריסה נראית צפופה** ההגדלה מגדילה גם את הריווח ואת הכפתורים, אבל בטבלאות רחבות במסך צר ייתכן שתידרש גלילה לרוחב. הטבלאות עצמן נגללות בתוך המסגרת שלהן, כך שהעמוד אינו נשבר. **ההתאמות לא נשמרו אחרי שהחלפתי מכשיר** ההתאמות נשמרות בחשבון רק כשאתם מחוברים. אם בחרתם אותן מכפתור הנגישות במסך ההתחברות — לפני שנכנסתם — הן נשמרו במכשיר בלבד. אחרי הכניסה, קובעים אותן פעם אחת בפרופיל והן נשמרות בחשבון. ## תמיכה ועזרה כפתור „תמיכה” בכל מסך, מספר פנייה לכל פנייה, ומעקב עד לסגירה. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#support ### 1. פנייה מתוך המסך כפתור „תמיכה” פותח טופס קצר: מה ניסיתם לעשות, ומה קרה במקום. הפנייה נשלחת עם פרטי המסך שבו הייתם ועם השגיאות האחרונות שהדפדפן רשם — כלומר עם המידע שאחרת היינו מבקשים מכם בהתכתבות נוספת. ### 2. לצרף צילום מסך אפשר לצלם את המסך בלחיצה (הדפדפן יבקש אישור), או להעלות צילום מהמכשיר. חלון הפנייה מוסתר בזמן הצילום כדי שהתמונה תראה את התקלה ולא את הטופס. ### 3. להקליט במקום להקליד בשדה התיאור אפשר לדבר במקום להקליד — אותה הכתבה קולית שקיימת בכל שדה טקסט במערכת. ### 4. מה קורה אחר כך כל פנייה מקבלת מספר. המספר נדבק לנושא המייל, ולכן תשובה שלכם על מייל התמיכה חוזרת לאותה פנייה ולא פותחת חדשה. את הפניות שלכם ואת מצבן רואים בניהול משרד ← „תמיכה”. ### מה יש בתשובה שתקבלו התשובה מגיעה במייל ונושאת איתה את הפנייה עצמה: מספר הפנייה בשורת הנושא, ומתחת לתשובה מצוטט מה שכתבתם ומתי. אין צורך לזכור על מה מדובר, וגם אחרי חודש המייל מסביר את עצמו. - מספר הפנייה בנושא — כך אפשר לחפש אותה בתיבה שלכם. - הציטוט של מה ששאלתם, עם סוג הפנייה והמסך שממנו נפתחה. - אפשר להשיב על המייל, והתשובה נכנסת לאותה פנייה. ### מה אנחנו רואים כשאתם פונים הפנייה מגיעה אלינו עם השם, המייל והטלפון מהפרופיל שלכם — כדי שנוכל להתקשר כשזה מהיר יותר מהתכתבות. אם אין טלפון בפרופיל, כדאי להוסיף אותו: תקלה חוסמת נסגרת בשיחה של דקה. > השיחה כולה נשמרת — מה שכתבתם, מה שענינו, ומתי. תשובה חדשה אינה מוחקת את הקודמת. ### מייל לתמיכה אפשר גם פשוט לכתוב לכתובת התמיכה. כל מייל שמגיע נכנס לאותו תור, מקבל מספר פנייה, ומטופל באותו מקום — בין אם נשלח מהכפתור או מתיבת הדואר שלכם. ### גישת תמיכה לחשבון כשצריך שנסתכל בחשבון עצמו, בעל המשרד פותח חלון גישה מוגבל בזמן: ניהול משרד ← „גישת תמיכה”. בלי החלון הזה אין לאיש גישה לנתוני המשרד, וכל כניסה נרשמת ביומן. ## המערכת בנייד — התקנה ועבודה בשטח אין אפליקציה להוריד מהחנות: המערכת עצמה נפתחת בדפדפן של הנייד, ואפשר להצמיד אותה למסך הבית כך שתיפתח כמו אפליקציה — במסך מלא ועם התראות. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#mobile ### 1. פותחים בדפדפן של הנייד אותה כתובת בדיוק כמו במחשב. נכנסים עם אותו משתמש — ההגדרות, ההעדפות והנתונים שלכם כבר שם, כי הם יושבים בחשבון ולא במכשיר. ### 2. מוסיפים למסך הבית באייפון: ב-Safari לוחצים על כפתור השיתוף (הריבוע עם החץ) ← „הוסף למסך הבית”. באנדרואיד: ב-Chrome, תפריט שלוש הנקודות ← „הוסף למסך הבית” או „התקנת אפליקציה”. מרגע זה המערכת נפתחת מהאייקון, במסך מלא, בלי שורת הכתובת של הדפדפן. ### 3. מפעילים התראות הפרופיל שלי ← „התראות בדפדפן” ← הפעלה. הנייד יבקש אישור פעם אחת. באייפון זה עובד רק אחרי ההוספה למסך הבית ומ-iOS 16.4 ומעלה — לכן הצעד הקודם בא קודם. ### 4. עובדים ביד אחת התפריט הופך למגירה שנפתחת מכפתור „תפריט”, החיפוש בראש המסך מוצא כל דבר, ובכל שדה אפשר לדבר במקום להקליד. „חייג” בכרטיס לקוח מצלצל בנייד שלכם ומחבר ללקוח — בלי להעתיק מספר. ### מה שונה במסך צר שום יכולת לא חסרה בנייד — רק הפריסה מתקפלת: - התפריט הצדי הופך למגירה; המונים הכתומים (לידים חדשים, משימות דחופות) נשארים עליה. - טבלאות רחבות נגללות לרוחב בתוך המסגרת שלהן; העמוד עצמו לא. - כפתור „תמיכה” יורד לפינה השמאלית התחתונה, מעל פס הסופטפון. - לשוניות שלא נכנסות בשורה נגללות, עם רמז בקצה שאומר שיש עוד. ### שיחות מהנייד לחיצה על „חייג” מצלצלת קודם אצלכם — בשלוחת הסופטפון אם הוקצתה לכם, ואחרת בנייד שבפרופיל — וכשאתם עונים, מחייגת ללקוח ומחברת. השיחה נרשמת, מתומללת ומסוכמת בכרטיס כמו כל שיחה שעוברת במרכזייה. > בלי מספר בפרופיל ובלי שלוחה, החיוג נופל לקו ברירת המחדל של המשרד. כדאי למלא את הטלפון בפרופיל ביום הראשון. ### חיבור לאינטרנט המערכת עובדת מול השרת ודורשת חיבור. מה שנשמר — נשמר בשרת ולא בנייד, ולכן החלפת מכשיר, איפוס או אובדן אינם מאבדים דבר: נכנסים מהמכשיר החדש והכול שם. ### שאלות נפוצות **יש אפליקציה בחנות?** עדיין לא. ההוספה של הקישור למערכת למסך הבית נותנת את חוויית האפליקציה — אייקון, מסך מלא והתראות. **ההתראות עובדות באנדרואיד ולא באייפון** באייפון Safari מאפשר התראות רק לאתר שנוסף למסך הבית. אם ההפעלה בפרופיל אומרת שהדפדפן אינו תומך — הוסיפו למסך הבית, פתחו משם, ואז הפעילו. > **שימו לב:** המיקרופון שמופיע מתחת לכל שדה טקסט הוא הדרך המהירה ביותר לתעד סיור מהרחוב — מדברים, בודקים, שומרים. ## אוטומציות — מה המערכת עושה לבד ניהול משרד ← „אוטומציות”: הכללים שמוודאים שליד לא נשכח, שקונה מקבל תזכורת לפני סיור, ושמועד בבלעדיות לא מתגלה בדיעבד. כל כלל עם מתג, ורובם עם מספר שאפשר לכוון. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#automations ### 1. הכללים המובנים כל כלל אומר במילים מה הוא עושה ומתי: „ליד חדש שלא נענה” פותח משימה דחופה אחרי X שעות ומעדכן את מנהל המשרד; „ליד שהתקרר” מזכיר לחזור ללקוח אחרי X ימים בלי תזוזה; „הצעה נפתחה ולא נענתה” פותח פולו-אפ; „פולו-אפ אחרי סיור” שואל איך היה; „נכס ירד משיווק” מציע חלופה לכל קונה שהתעניין בו; „נכס תקוע” פותח משימה כשנכס בשיווק X ימים בלי סיור, פנייה או עדכון — עם הפער מהממוצע בשכונה ומה אמרו הקונים; „קונה שקט” מזכיר ליצור קשר עם קונה פעיל אחרי X ימים בלי שיחה, הודעה או סיור. ### 2. מה שיוצא ללקוח „תזכורת לפני סיור” נשלחת למי שגר בנכס ולקונה, X שעות לפני, בוואטסאפ, במייל או בשניהם — עם נוסח שאתם עורכים לכל נמען. „שיחה שלא נענתה — טופס ללקוח” שולחת למי שהתקשר ולא נענה קישור למלא מה הוא מחפש. לקוח שאי אפשר להגיע אליו מייצר משימה לסוכן. ### 3. תקציר יומי וסיכום שבועי תקציר כל בוקר — פגישות, משימות ולידים ללא מענה — וסיכום פעם בשבוע של מה שקרה במשרד. שניהם מגיעים כהתראה, וגם לוואטסאפ למי שבחר בכך בפרופיל. ### 4. מה אי אפשר לכבות „מועדי בלעדיות” — ההתראה לקראת מועד השליש ותום הבלעדיות — נעולה בכוונה. המועדים נובעים מהחוזה ומחוק המתווכים, וכיבוי שלהם היה מסתיר חובה חוקית ולא מפחית רעש. ### 5. ברירות מחדל לכרטיס חדש באותו מסך: האם נכס חדש מתפרסם אוטומטית לרשת (בלי כתובת מדויקת ובלי פרטי בעלים), האם קונה חדש משותף אוטומטית לרשת (אנונימי), והאם התאמה מומלצת נשלחת ללקוח במייל בלי לחיצה. כולן כבויות עד שמנהל המשרד מדליק — ואפשר לשנות בכל כרטיס בנפרד. כרטיס שנשמר והפרסום שלו נחסם מייצר התראה שאומרת למה, ולחיצה עליה פותחת את הכרטיס עצמו — שם כפתור הפרסום הידני. ### כללים משלכם מתחת לכללים המובנים אפשר לבנות כלל מותאם: אירוע, תנאים, ופעולה. - אירועים: נכנס ליד חדש, נכס הגיע למוכנות, נכס עודכן, נכס יצא משיווק, כרטיס קונה עודכן, נשלחה הצעה, הצעה נפתחה, הלקוח סימן עניין, נמצאו התאמות חדשות, נקבעה פגישה. - תנאים: שדה, אופרטור וערך — למשל „מקור הליד שווה ל פייסבוק” או „מספר הפתיחות גדול או שווה ל 3”. - פעולות: פתיחת משימה לסוכן, או התראה במערכת. > מספר הכללים המותאמים תלוי במסלול. כשמגיעים לתקרה, המסך אומר זאת ומציע את המסלול הבא — לא נכשל בשקט. ### איך יודעים מה רץ משימה שנפתחה מכלל נושאת את התווית „נוצרה אוטומטית” ואת שם הכלל, והתראה שנשלחה מופיעה במסך ההתראות. כך תמיד אפשר לענות על „מי פתח לי את זה” — ולכבות את הכלל אם הוא מרעיש. ### שאלות נפוצות **סימנתי שכל נכס וקונה יעלה אוטומטית לרשת, וזה לא עולה** מרגע שהמתג דלוק, כרטיס שנפתח ולא הצליח להתפרסם מייצר התראה עם הסיבה המדויקת — בדקו במסך ההתראות. הסיבות הנפוצות: קונה בלי ערים ובלי אזור חיפוש אינו מתפרסם עד שיוגדר לו אזור; נכס שנמכר או ירד משיווק אינו מתפרסם (פעיל וטיוטה — כן); וכרטיס שכבר מפורסם אינו מתפרסם פעמיים. יוצא דופן אחד שאינו מייצר התראה: נכס שהגיע מטופס שהלקוח מילא בעצמו — הוא נשמר כטיוטה ואינו עובר בכלל במסלול הפרסום האוטומטי, כי איש במשרד עדיין לא ראה אותו. אותו נכס עצמו יתפרסם ברגע שסוכן יאשר ויפרסם מהכרטיס. **הכלל דולק והמשימה לא נפתחה** רוב הכללים נבדקים במחזור — פעם ביום, או כל רבע שעה לתזכורות — ולא בשנייה שבה התנאי התקיים. אם עבר יותר מיום, בודקים שהליד או הנכס עומדים בתנאי בפועל (למשל: ליד שכבר הומר לקונה אינו „ליד שהתקרר”), ואם עדיין לא — פונים לתמיכה עם שם הכלל. ## כשמשהו לא עובד רוב ה„תקלות” הן הגדרה שחסרה או ציפייה שונה ממה שהמערכת מודדת. לפני פנייה — הבדיקות הקצרות שפותרות את רובן, לפי סימפטום. מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#troubleshooting ### 1. ליד לא נכנס מטופס באתר: ניהול משרד ← „לידים מהאתר שלך” — לכל מקור יש רשימת פניות שהתקבלו ושדות שלא זוהו; אם הרשימה ריקה, הכתובת או המפתח אצל בונה האתר אינם נכונים. מוואטסאפ: בניהול משרד ← חיבורים ומודולים ← „וואטסאפ ביזנס” — הקו שלכם צריך להיות במצב „מחובר ופעיל”; „דרוש אמצעי תשלום” או „מנותק” אומרים בדיוק מה לעשות. מ-Gmail: החיבור בפרופיל של הסוכן שחיבר את התיבה עדיין פעיל. מהמרכזייה: „מרכזיית טלפון” מציג את הקריאות האחרונות שהתקבלו. ### 2. ההצעה „טרם נפתחה” אף שהלקוח קרא המונה סופר לחיצות על הקישור שבהצעה, לא קריאה של ההודעה. לקוח שקרא בוואטסאפ ולא לחץ — לא נספר. „טרם נפתחה” פירושו „לא נלחץ”, לא „לא נשלח”. ### 3. התראה לא הגיעה לפעמון — תמיד מגיע; אם לא, בודקים שהאירוע באמת מייצר התראה (הרשימה במדריך ההתראות). לדפדפן — ההרשאה בפרופיל דולקת ולא נחסמה בהגדרות האתר; באייפון רק אחרי הוספה למסך הבית. לוואטסאפ — יש טלפון בפרופיל, הקטגוריה מסומנת, ולא שעות שקט. ### 4. החיוג לא יוצא ההודעה שמופיעה אומרת בדיוק מה חסר: ב-015 נדרשים מספר לקוח, שם משתמש וסיסמה; בלי שלוחת סופטפון נדרש טלפון בפרופיל; ובלי שניהם — קו ברירת מחדל למשרד. סופטפון שלא מצלצל: „חבר סופטפון” לא נלחץ בדפדפן הזה, או שהאוזניות אינן מוגדרות בו כברירת מחדל. ### 5. תשובות מייל לא נכנסות לתיבה השליחה עובדת גם בלי זה, אבל קליטת התשובות מופעלת ברמת הפלטפורמה — לא במסך של המשרד. אם הלקוח ענה והתיבה ריקה, פונים לתמיכה מהכפתור שבצד ומבקשים לבדוק שהקליטה הופעלה לדומיין. ### 6. מסך שהיה בתפריט — נעלם שלוש סיבות אפשריות, ובכולן זה בכוונה: ההרשאה של המשתמש (צוות והרשאות), מודול שאינו כלול במסלול (מנוי ותשלום), או מודול שנחסם למשרד. מנהל המשרד רואה איזו מהן זה במסך ההגדרות; סוכן רואה את ההסבר בפרופיל שלו תחת „המסלול”. ### 7. „החיבור נותק” באמצע העבודה לחשבון יש חיבור פעיל אחד. כניסה ממכשיר שני מציעה לבחור — להישאר כאן או שם — ומי שנשאר פתוח מנותק. אם זה קורה בלי שנכנסתם ממקום אחר: הפרופיל שלי ← „חיבורים פתוחים”, מנתקים כל חיבור שאינכם מזהים ומחליפים סיסמה. ### מה לצרף לפנייה כפתור „תמיכה” שבצד המסך כבר מצרף את מה שצריך — המסך שבו הייתם, השגיאות האחרונות של הדפדפן והבקשות שנכשלו — ומציג לכם מה נשלח. מה שעוזר להוסיף במילים: מה ניסיתם לעשות, מה ציפיתם שיקרה, ומה קרה במקום. - צילום מסך — בלחיצה מהטופס, או קובץ מהמכשיר. - השעה המשוערת, אם התקלה כבר לא על המסך. - שם הלקוח או כתובת הנכס — לא צריך מזהים. ### מה לא תקלה כמה דברים שנראים כתקלה והם התנהגות מכוונת: - ההקלטה של שיחה נמחקה — התמלול והסיכום נשארים, ההקלטה עצמה נמחקת אחרי התמלול. - נכס לא מופיע בהתאמות — הוא אינו פעיל, או שחסרים בו מחיר, עיר או חדרים. - ליד שפנה שוב לא יצר כרטיס חדש — הפנייה נרשמה על הליד הקיים, עם התראה. - העדפות הנגישות לא נשמרו — הן נשמרות בחשבון רק דרך הפרופיל; מה שנבחר מכפתור הנגישות במסך ההתחברות נשמר במכשיר בלבד. > **שימו לב:** הדבר הראשון בכל תקלה: לרענן את הדף. המערכת מתעדכנת מעצמה, ורענון אחד מביא את הגרסה החדשה ומנקה מצב שנתקע. ## חיבורים ואוטומציה המערכת קולטת לידים מכל מקור דרך נתיב אחד, עם מפתח נפרד לכל ערוץ — כך שרשימת הלידים מראה מאיזה ערוץ הגיע כל לקוח. הצורה המלאה, השדות, דוגמאות ל-Make ול-n8n ומפרט OpenAPI לקריאת מכונה נמצאים במסמך נפרד: [תיעוד קליטת לידים (API)](https://app.metavchim.co.il/docs/api) **מרכזיות טלפון.** חיבור מרכזייה אינו עובר דרך נתיב הלידים — הוא מוגדר בניהול המשרד ומקבל כתובת משלו. המערכת מזהה את שמות השדות המקובלים של כל מרכזייה ששולחת Webhook, בלי הגדרה נוספת, ומציגה שדות שהגיעו ואינם מוכרים לה כדי שלא ייבלעו בשקט. מה שהמערכת צריכה מהצד השני הוא שניים בלבד — Webhook על אירוע שיחה, והקלטה שאפשר למשוך. השאלה שקודמת לחיבור עצמו היא מה בכלל צריך כדי שהשיחות ייכנסו: מרכזייה קיימת, סים או מספר וירטואלי, או אפליקציה במכשיר. האפשרויות והמחירים נמצאים במסמך נפרד: [חיבור שיחות ומרכזייה](https://app.metavchim.co.il/docs/telephony) **אימייל מהכתובת של המשרד.** משרד יכול לחבר את הדומיין שלו בהוספת שתי רשומות DNS אצל ספק הדומיין, וכל מייל ללקוח — הצעה, הסכם לחתימה — יוצא מכתובת המשרד. משרד שלא חיבר שולח מכתובת המערכת, וכל השאר זהה. תשובת הלקוח על מייל כזה נכנסת בחזרה אל תוך המערכת, לתיבה פנימית ולציר הלקוח, **בלי לגעת בתיבת הדואר הקיימת של המשרד**: אין שינוי רשומת MX ואין ניתוב מחדש של הדואר. **וואטסאפ ביזנס — המספר של הסוכן.** כל סוכן מחבר את המספר העסקי שלו בלחיצה (ניהול משרד ← חיבורים ומודולים ← „חבר וואטסאפ ביזנס”), דרך תהליך רשמי של Meta, וממשיך לעבוד באפליקציה בטלפון כרגיל. פניות של לקוחות למספר שלו נכנסות כלידים עם ציר זמן מלא. מה מקבלים, מה משתנה באפליקציה ומה זה עולה — במדריך: [וואטסאפ ביזנס — חיבור המספר שלכם](https://app.metavchim.co.il/docs/whatsapp-business) חיבורים נוספים שמוגדרים מתוך המערכת: יומן Google (דו-כיווני), תיבת Gmail שממנה נפתחים לידים, וסליקה לחיוב המנוי. ## מילון מונחים המילים שחוזרות בכל המסכים ובכל המדריכים — ומה בדיוק כל אחת מהן אומרת במערכת הזו. **ליד.** פנייה נכנסת שעדיין לא הוחלט מה עושים איתה — מוואטסאפ, מטופס, ממייל, משיחה או בהקלדה. הופך לקונה או לנכס ב„המרה”, וההיסטוריה עוברת איתו. **קונה · שוכר.** כרטיס לקוח עם דרישות ותקציב. אותו כרטיס לשני סוגי העסקה; סוג העסקה הוא שדה בו. **בשלות.** דירוג הלקוח — חם מאוד, חם, מתעניין, לא בשל, לא רלוונטי. מסדר את הרשימה ואת סדר העבודה; אינו משפיע על ההתאמות עצמן. **התאמה.** צימוד בין קונה לנכס עם אחוז והסבר. נוצרת מעצמה כשיש נכס פעיל וקונה עם דרישות. דרישת חובה שנשברת פוסלת; שדה חסר רק מוריד ניקוד. **הצעה.** נכס שנשלח ללקוח — בוואטסאפ או במייל — עם קישור לדף הנכס. המערכת סופרת כמה פעמים הקישור נפתח. **מוכנות לשיווק.** אחוז לצד כל נכס: כמה מהפרטים שחשובים לשיווק כבר מולאו. לחיצה מראה בדיוק מה חסר. **בלעדיות ומועד השליש.** תקופה שבה המשרד הוא המתווך היחיד של הנכס. חוק המתווכים מסיים אותה בתום שליש מהתקופה אם לא תועדו שתי פעולות שיווק — והמערכת שומרת על המועד. **פעולת שיווק.** מה שמאריך בלעדיות: הצעה שנשלחה, סיור שנקבע, נכס שהוצע למשרדים אחרים — נרשמים מעצמם; שילוט ומודעה — בלחיצה. **רשת המשרדים.** המקום שבו משרדים משתפים ביקושים ונכסים באופן אנונימי ומציעים זה לזה — חינם, עם חלוקת עמלה שנקבעת מראש. **ביקוש.** קונה ששותף לרשת: תקציב מעוגל, ערים, שכונות ודרישות — בלי שם ובלי טלפון. **הפניית לקוח.** העברת פנייה שאינה מתאימה לכם למשרד אחר תמורת עמלת הפניה בקרדיטים. המשרד המפנה מצהיר על איכות הלקוח, הקולט מאשר — והפער בונה מוניטין. **קרדיטים.** המטבע של הפניות הלקוחות ושל ביקושים ממקור חיצוני. אינם נוגעים לשיתוף פעולה רגיל, שהוא חינם. **סופטפון · שלוחה.** קו טלפון שמנהל המשרד מקצה לסוכן, ואיתו הסוכן מדבר מהדפדפן עם אוזניות — כולל מענה לשיחות נכנסות. **מקור קליטה.** כתובת ומפתח נפרדים לכל ערוץ שמזרים לידים (אתר, פייסבוק, דף נחיתה), כדי שכל ליד יישא את שם הערוץ שממנו הגיע. **Webhook.** הודעה אוטומטית ממערכת אחרת — מרכזייה, בונה אתרים, וואטסאפ — לכתובת שהמערכת נותנת. כך שיחה או פנייה נכנסות בלי שאיש מקליד. **טופס „מה אתם מחפשים?”.** קישור שנשלח ללקוח כדי שימלא בעצמו — דרישות אם הוא מחפש, פרטי הנכס אם יש לו נכס. נכנס לכרטיס, ובמקרה של נכס — כטיוטה לאימות. **הסוכן האישי.** העוזר שמבין שפה חופשית — במסך הקולי ובוואטסאפ — ומבצע פעולות במערכת. כל מה שיוצא ללקוח מוצג לאישור לפני השליחה. **אוטומציה.** כלל שפותח משימה, שולח תזכורת או התראה כשמתקיים תנאי — למשל ליד שלא נענה X שעות. מוגדרות בניהול משרד. **וואטסאפ ביזנס · דו-קיום.** חיבור המספר העסקי של הסוכן למערכת דרך Meta, כך שאותו מספר עובד גם באפליקציה בטלפון וגם במערכת. הלקוח כותב למספר של הסוכן; המערכת קולטת ליד ומתעדת את השיחה, והסוכן ממשיך לענות מהטלפון. **תבנית מאושרת.** נוסח הודעת וואטסאפ שאושר מראש, שבו עסק רשאי לפתוח שיחה עם לקוח. בתוך שיחה פעילה התשובה חופשית. **דומיין שולח.** הדומיין של המשרד שחובר לשליחת מיילים, כדי שהצעות והסכמים ייצאו מכתובת המשרד. אינו נוגע לדואר הנכנס של המשרד. **כפילות.** שני כרטיסים שנראים אותו אדם — אותו טלפון, שם דומה. הדשבורד מציע איחוד ששומר את ההיסטוריה של שניהם. ## נתונים ופרטיות פרטי הלקוחות — שמות, טלפונים ואימיילים — נשמרים מוצפנים. הפרדת המשרדים נאכפת ברמת מסד הנתונים: שאילתה בלי הקשר משרד מחזירה אפס שורות, ולא נתונים של משרד אחר. **ברשת שבין המשרדים נחשף רק מה שאנונימי** — הכוונה, האזור, התקציב והתיאור. שם וטלפון של לקוח נחשפים למשרד אחר רק אחרי שההפניה נקלטה בפועל. בעל משרד יכול לייצא את כל נתוני המשרד, ולמחוק את החשבון מחיקה מלאה. אחרי מחיקה נשארות רק רשומות תשלום ללא פרטים אישיים, שחוק מחייב לשמור, ויומן פעולות של מזהים בלבד.