# מתווכים — תיעוד המערכת

מערכת ניהול למשרדי תיווך בישראל: נכסים, קונים ושוכרים, לידים מכל
הערוצים, התאמות אוטומטיות, יומן, שיחות, הסכמים ורשת שיתופי פעולה
בין משרדים. מערכת ענן בכתובת אחת, בלי התקנה בשרת של המשרד.

מקור: https://app.metavchim.co.il/docs · תיעוד קליטת לידים: https://app.metavchim.co.il/docs/api

---

## מה זו המערכת

**מתווכים** היא מערכת ניהול למשרדי תיווך בישראל: הנכסים, הקונים והשוכרים, הלידים מכל הערוצים, ההתאמות ביניהם, היומן, השיחות, ההסכמים — ורשת שמאפשרת למשרדים לשתף פעולה זה עם זה.

המערכת פועלת בענן בכתובת אחת. אין התקנה בשרת של המשרד ואין דומיין נפרד לכל לקוח — כל משרד מקבל סביבה מבודדת בתוך אותה מערכת, והבידוד נאכף במסד הנתונים עצמו ולא רק בקוד.

## צעדים ראשונים

מה עושים מיד אחרי ההרשמה כדי שהמערכת תתחיל לעבוד בשבילכם.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#start

### 1. השלימו את אשף ההקמה

אחרי ההרשמה נפתח אשף בן 4 שלבים: פרטי המשרד (שם, רישיון תיווך, טלפון), הוספת אנשי הצוות, נכס ראשון וקונה ראשון. אפשר לדלג ולחזור אליו דרך 'הקמה' בתפריט.

### 2. הכירו את הדשבורד

הדשבורד מציג את היום שלכם: לידים חדשים שמחכים לטיפול, פגישות היום, משימות דחופות וכפילויות אפשריות של כרטיסים. כל קופסה לחיצה ומובילה למסך המלא.

### 3. הוסיפו את הצוות

ניהול משרד ← אנשי צוות ← הוספה. כל עובד מקבל אימייל עם סיסמה זמנית. תפקיד קובע הרשאות: מנהל רואה הכל, סוכן רואה את הלקוחות שלו, עוזר וצופה מוגבלים יותר. אפשר לחדד הרשאות פר-משתמש.

> **שימו לב:** בכל שדה טקסט במערכת אפשר להכתיב בקול — התמקדו בשדה ויופיעו כפתורי 'מהיר' ו'מדויק' מתחתיו.

## נכסים — קליטה וניהול

מהוספת נכס ראשון ועד פס המוכנות לשיווק.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#properties

### 1. הוספת נכס

נכסים ← 'נכס חדש'. חובה רק עיר וסוג נכס — השאר אפשר להשלים אחר-כך. מאפיינים (מעלית, חניה, מרפסת...) מסומנים בתגיות: לחיצה = יש, שנייה = אין, שלישית = לא ידוע.

### 2. קליטה בקול

נכסים ← 'נכס בקול', או כפתור 'הסוכן הקולי' בהידר. מדברים חופשי — 'דירת 4 חדרים ברחוב הרצל 10 בחיפה, קומה 3 עם מעלית, מיליון וחצי' — והמערכת מפרקת את זה לשדות. בודקים, מתקנים אם צריך, ושומרים.

### 3. פס המוכנות לשיווק

ליד כל נכס יש אחוז מוכנות: כמה מהפרטים שחשובים לשיווק כבר מולאו (מחיר, תמונות, כותרת שיווקית...). לחיצה על הנכס מראה בדיוק מה חסר.

### 4. תמונות ובעל הנכס

בכרטיס הנכס מעלים תמונות (הראשית מסומנת בכוכב), מזינים את בעל הנכס — והוא מקבל כרטיס לקוח מלא עם היסטוריה, הסכם בלעדיות ועדכוני שיווק בוואטסאפ.

> **שימו לב:** יש קובץ אקסל ממערכת אחרת? נכסים ← 'ייבוא מאקסל' — המערכת מזהה גם כותרות של CRM זר.

## קונים ושוכרים

כרטיס קונה עם דרישות, בשלות והתאמות אוטומטיות.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#buyers

### 1. הוספת קונה

קונים · שוכרים ← 'קונה חדש'. מזינים שם, טלפון, תקציב, ערים ודרישות (חדרים, מעלית, ממ"ד...). מסמנים אם זה קונה או שוכר — ואפשר לסנן לפי זה ברשימה.

### 2. דירוג בשלות

כל קונה מדורג: חם מאוד, חם, מתעניין, לא בשל. הדירוג קובע את סדר הרשימה ואת ההתראות — קונה חם שלא קיבל הצעה שבוע מייצר תזכורת.

### 3. התאמות אוטומטיות

ברגע שיש נכס וקונה שמתאימים — המערכת מציגה התאמה עם ניקוד מוסבר במסך ההתאמות. דרישת חובה שנשברת (אין מעלית כשחובה) מדירה את הנכס; מידע חסר רק מוריד ניקוד.

### 4. שליחת הצעה

מהתאמה יוצרים הצעה בלחיצה: נפתחת הודעת וואטסאפ מנוסחת עם קישור לדף נכס מעוצב. כשהקונה לוחץ 'מעניין אותי' — אתם רואים את זה בכרטיס.

## לידים — מכל הערוצים

כל פנייה נכנסת הופכת לליד במקום אחד.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#leads

### 1. מאיפה מגיעים לידים

וואטסאפ למספר העסקי, טפסים באתר (מקורות מרובים — לכל אחד שם משלו), אימיילים מ-Gmail, שיחות מהמרכזייה, דפי נחיתה של נכסים, וקלט ידני. המקור מוצג על כל ליד.

### 2. טיפול בליד

ליד חדש נכנס לרשימה עם תג. פותחים, רואים את כל ההיסטוריה (גם פניות קודמות — ליד חוזר מסומן), מחייגים או עונים בוואטסאפ, וקובעים פגישה ישירות מהכרטיס.

### 3. המרה

ליד שהבשיל הופך בלחיצה לקונה (עם דרישות) או לנכס (אם זה בעל דירה שמוכר). ההיסטוריה עוברת איתו.

### 4. ליד שאינו רלוונטי

ספאם, טעות במספר או פנייה שאינה נדל"ן — בתחתית כרטיס הליד יש "מחק ליד". ציר הזמן נמחק איתו, וגם כרטיס איש הקשר אם אין לו קונה, נכס או ליד אחר במשרד; פגישות ושיחות מוקלטות נשארות. ליד שכבר הומר לקונה או לנכס אינו נמחק — מוחקים את הכרטיס שנוצר ממנו. ההרשאה נפרדת מעריכת לידים, ולפי ברירת המחדל היא של בעלים ומנהל בלבד.

### 5. הגדרת ערוצי הקליטה

ניהול משרד: 'לידים מהאתר שלך' — יוצרים מקור קליטה לכל ערוץ (אתר, פייסבוק...) ומוסרים את הכתובת לבונה האתר. 'לידים מ-Gmail' — מחברים את תיבת הפניות של המשרד.

## הסוכן הקולי

לדבר עם המערכת במקום להקליד.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#voice

### 1. מה אפשר להגיד

'קבע פגישה עם יוסי מחר בעשר', 'תזכיר לי להתקשר לכהן ביום חמישי', 'כמה נכסים יש לי ברמת גן?', 'תוסיף קונה חדש...' — המערכת מבינה שפה חופשית ומנתבת לפעולה הנכונה.

### 2. איך מפעילים

כפתור 'הסוכן הקולי' בהידר, מדברים, ורואים את הפעולה המוצעת לפני האישור — שום דבר לא נשמר בלי שאישרתם.

### 3. אחרי פגישה

קבעתם פגישה בקול? המערכת מציעה הודעת וואטסאפ מנוסחת ללקוח עם המועד. השליחה תמיד בלחיצה שלכם.

## יומן ומשימות

פגישות, סיורים, משימות — והסנכרון ליומן גוגל.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#calendar

### 1. קביעת פגישה

יומן ← 'פגישה חדשה', או ישירות מכרטיס ליד/קונה/נכס. ברירת המחדל 30 דקות. פגישה שנקבעה מליד מציעה עדכון וואטסאפ ללקוח.

### 2. עריכה בלחיצה

לחיצה על פגישה ברשת השבוע פותחת אותה לעריכה מלאה. דחייה למועד חדש שומרת את ההיסטוריה — פגישה שנדחתה שלוש פעמים היא סימן שהעסקה מתקררת.

### 3. תיעוד סיורים

סיור שהסתיים בלי תוצאה מופיע ברשימת 'טרם תועדה תוצאה'. לחיצה אחת — אהב / לא מתאים / מו"מ — והליד מתעדכן אוטומטית.

### 4. משימות

לשונית המשימות ביומן (או מסך 'משימות'): קיבוץ לפי דחיפות, הטלה על סוכן אחר, וקישור ללקוח או נכס. לחיצה על כותרת משימה פותחת עריכה מלאה.

### 5. סנכרון יומן Google

ניהול משרד ← 'יומן Google' ← חיבור. דו-כיווני: פגישה שנקבעת כאן מופיעה ביומן הפרטי, ואירוע ביומן מופיע כאן. החיבור אישי לכל סוכן.

## שיחות, מרכזייה וסופטפון

כל שיחה נרשמת, מתומללת ומסוכמת — לבד.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#calls

### 1. חיבור המרכזייה

ניהול משרד ← 'מרכזיית טלפון': בוחרים ספק מהרשימה, מעתיקים כתובת אחת ומדביקים במסך ה-Webhook של המרכזייה. מרגע זה כל שיחה נכנסת מזוהה — לקוח קיים נפתח, מספר חדש הופך לליד.

### 2. תמלול וסיכום

שיחה מוקלטת מתומללת אוטומטית עם זיהוי דוברים, ומקבלת סיכום קצר שנכנס לכרטיס הלקוח. ההקלטה נמחקת אחרי התמלול.

### 3. סופטפון — לדבר מהדפדפן

מנהל המשרד מקצה לכל סוכן קו SIP (ניהול משרד ← מרכזייה ← 'קווי סופטפון לצוות'). אצל הסוכן מופיע כפתור 'חבר סופטפון' — ומאז הוא מדבר עם אוזניות ישירות מהמסך, כולל מענה לנכנסות.

## שת"פ בין משרדים

שני דברים נפרדים באותו מסך: שיתוף פעולה על ביקושים — חינם, והפניות לקוחות — בקרדיטים.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#collaboration

### 1. שיתוף פעולה הוא חינם

פרסום ביקוש והצעת נכס לביקוש של משרד תיווך אחר אינם עולים דבר, בכל המסלולים. אתם מתחלקים בעמלת התיווך עם המשרד השני — לא משלמים למערכת. קרדיטים נוגעים רק להפניית לקוח וללידים ממקור חיצוני, וכל פעולה כזו נושאת תווית מחיר לפני הלחיצה.

### 2. שיתוף קונה ברשת

בכרטיס הקונה ← 'שתף ברשת (אנונימי)': בלי שם ובלי טלפון — רק תקציב מעוגל, ערים, שכונות ותיאור חופשי. בוחרים חלוקת עמלה מוצעת.

### 3. הצעת נכס לביקוש

בלשונית "ביקושים ברשת" — רואים ביקוש שמתאים לנכס שלכם? מציעים אותו. המשרד השני רואה תצוגה מדורגת בלי כתובת מדויקת ובלי פרטי הלקוח, ואם יש עניין — ממשיכים בטלפון.

### 4. מה נחשף ואיך נחלקת העמלה

הצד השני רואה ערים, טווח חדרים, תקציב מעוגל ודרישות חובה — ולא שם, טלפון, אימייל או הערות פנימיות. חלוקת העמלה (50/50, 60/40) נקבעת מראש ברגע הפרסום או ההצעה, וכל צד גובה מהלקוח שלו. שני ההסברים פתוחים בתוך לשונית "ביקושים ברשת".

### 5. מתי כן יורדים קרדיטים

בשני מקרים: קליטת לקוח שמשרד אחר הפנה, בלשונית "הפניות לקוחות", והצעת נכס על ביקוש שמסומן במקור חיצוני (למשל „Kanko"). בשני המקרים אין חלוקה בדמי התיווך, והמחיר מוצג על השורה לפני הלחיצה. יתרת הקרדיטים מופיעה בראש לשונית ההפניות.

### 6. הפניית לקוח תמורת עמלת הפניה

פנייה שאינה מתאימה לכם (לא באזור שלכם, לא בתחום שלכם, אין פנאי) — בכרטיס הליד ← "הפנה את הלקוח למשרד אחר". אתם קובעים את התמורה בקרדיטים, בוחרים סיבה (חובה — היא מוצגת בלוח), ומצהירים על איכות הלקוח: רצינות, ריאליות התקציב, דחיפות וזמינות. המסך מראה לפני הפרסום כמה מתוך התמורה הולך לעמלת הפלטפורמה וכמה נכנס אליכם. שם וטלפון נחשפים למשרד הקולט רק אחרי הקליטה.

### 7. מצהירים לפני, מאשרים אחרי — והמוניטין הוא הפער

המשרד הקולט משלם את עמלת ההפניה ברגע הקליטה, לא על עסקה שתיסגר, אין עמלה נוספת בסגירה ואין החזרים. לכן ההצהרה של המשרד המפנה על איכות הלקוח מוצגת בלוח לפני התשלום, והמשרד הקולט מאשר אותה אחר כך באותם ממדים. מה שמוצג לצד כל הפניה עתידית הוא דיוק ההצהרות: משרד שמצהיר „בינוני” ומקבל אישור „בינוני” מקבל ציון מלא, ומשרד שמנפח מקבל ציון נמוך גם על לקוח טוב.

## הסכמים והחתמה דיגיטלית

בלעדיות והזמנת שירותי תיווך — נחתמים מהנייד.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#documents

### 1. ברירות מחדל של המשרד

ניהול משרד ← פרטי המשרד: דמי תיווך ומועד תשלום ברירת מחדל, ומספר רישיון התיווך — פרטי חובה לפי חוק המתווכים שנכנסים לכל הסכם.

### 2. שליחה לחתימה

מכרטיס הלקוח או הנכס ← שליחת הסכם. הלקוח מקבל קישור, קורא, חותם באצבע מהנייד — וההסכם החתום נשמר בכרטיס.

### 3. עריכת תבניות

ניהול משרד ← תבניות הסכמים: עורכים את הנוסח בממשק ידידותי, והשדות המשתנים (שם, נכס, עמלה) מוצגים כתגיות שגוררים למקום.

### 4. תיק הבלעדיות ומועד השליש

בכרטיס הנכס ← בלעדיות: פותחים את התקופה, והמערכת שומרת עליה. חוק המתווכים מגביל בלעדיות בדירה לשישה חודשים, ומסיים אותה כבר בתום שליש מהתקופה אם לא בוצעו שתי פעולות שיווק (סעיף 9(ב2)) — לכן הכרטיס מציג את מועד השליש ואת מה שתועד עד אליו. הצעה שנשלחה לקונים, סיור שנקבע ביומן ונכס שהוצע למשרדים אחרים נרשמים מעצמם; שילוט ומודעה בעיתון נרשמים בלחיצה. מכאן גם נשלח למוכר דוח פעולות השיווק.

## ניהול המשרד

צוות, הרשאות, מנוי, גיבויים ומחיקת חשבון.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#office

### 1. הרשאות מדויקות

לכל משתמש אפשר להוסיף או לחסום יכולות ספציפיות מעבר לתפקיד — כולל חסימת מודול שלם, זמנית או לצמיתות. הכל מתועד ביומן הפעילות.

### 2. מסלול ותשלום

'המסלול שלכם' מציג מה כלול ואיפה אתם מול המגבלות. 'מסלולים ותשלום' — מעבר מסלול בתשלום מאובטח בקארדקום, עם חידוש אוטומטי.

### 3. ייצוא הנתונים

ניהול משרד ← נתונים: ייצוא קונים ונכסים לאקסל בכל רגע. הנתונים שלכם — שלכם.

### 4. מחיקת חשבון

בתחתית מסך ההגדרות, לבעל המשרד בלבד: הקלדת שם המשרד + סיסמה מוחקת את הכול לצמיתות — לקוחות, נכסים, הקלטות, מנוי. נשארות רק רשומות תשלום ללא פרטים אישיים (חובת שמירה) ויומן פעולות של מזהים בלבד.

## חיבורים ואוטומציה

המערכת קולטת לידים מכל מקור דרך נתיב אחד, עם מפתח נפרד לכל ערוץ — כך שרשימת הלידים מראה מאיזה ערוץ הגיע כל לקוח. הצורה המלאה, השדות, דוגמאות ל-Make ול-n8n ומפרט OpenAPI לקריאת מכונה נמצאים במסמך נפרד:

[תיעוד קליטת לידים (API)](https://app.metavchim.co.il/docs/api)

**מרכזיות טלפון.** חיבור מרכזייה אינו עובר דרך נתיב הלידים — הוא מוגדר בניהול המשרד ומקבל כתובת משלו. המערכת מזהה את שמות השדות המקובלים של כל מרכזייה ששולחת Webhook, בלי הגדרה נוספת, ומציגה שדות שהגיעו ואינם מוכרים לה כדי שלא ייבלעו בשקט.

חיבורים נוספים שמוגדרים מתוך המערכת: יומן Google (דו-כיווני), תיבת Gmail שממנה נפתחים לידים, וואטסאפ, וסליקה לחיוב המנוי.

## נתונים ופרטיות

פרטי הלקוחות — שמות, טלפונים ואימיילים — נשמרים מוצפנים. הפרדת המשרדים נאכפת ברמת מסד הנתונים: שאילתה בלי הקשר משרד מחזירה אפס שורות, ולא נתונים של משרד אחר.

**ברשת שבין המשרדים נחשף רק מה שאנונימי** — הכוונה, האזור, התקציב והתיאור. שם וטלפון של לקוח נחשפים למשרד אחר רק אחרי שההפניה נקלטה בפועל.

בעל משרד יכול לייצא את כל נתוני המשרד, ולמחוק את החשבון מחיקה מלאה. אחרי מחיקה נשארות רק רשומות תשלום ללא פרטים אישיים, שחוק מחייב לשמור, ויומן פעולות של מזהים בלבד.