מתווכיםתיעוד
מייל ללקוחות ותיבה נכנסת
שליחה מהכתובת של המשרד, הצעות שיוצאות לבד, ותשובות הלקוחות שנכנסות ישר לכרטיס.
שליחה מהכתובת של המשרד, הצעות שנשלחות מעצמן, ותשובות הלקוחות בתוך המערכת.
איך עושים את זה
- חיבור הדומיין של המשרד. ניהול משרד ← חיבורים ומודולים ← "שליחת אימייל מהדומיין של המשרד". מקלידים את הדומיין ואת כתובת השולח (למשל info@דומיין), מעתיקים שתי רשומות DNS אל ספק הדומיין — הרשם שבו נקנה הדומיין — ולוחצים "בדקו אימות". פעם אחת בלבד, והמערכת בודקת מחדש מעצמה כל כמה שעות. נדרשת הרשאת ניהול הגדרות.
- משרד שלא חיבר דומיין. הכול עובד בדיוק אותו דבר — המיילים פשוט יוצאים מכתובת המערכת במקום מכתובת המשרד. הדומיין משנה רק מה הלקוח רואה בשורת השולח, ולא אם המייל נשלח או אם התשובה חוזרת.
- הצעות ללקוחות שנשלחות מעצמן. ניהול משרד ← אוטומציות ← "ברירות מחדל לכרטיס חדש", לצד ההגדרה של השיתוף האוטומטי לרשת. כשהיא דולקת, התאמה חדשה ומומלצת (85% ומעלה) לנכס פעיל נשלחת ללקוח במייל בלי שתלחצו. **רק התאמות פנימיות של המשרד — התאמות מהרשת לעולם אינן נשלחות אוטומטית.**
- מי מקבל ומי לא. רק לקוח שיש לו כתובת אימייל בכרטיס, שחתם על הזמנה בכתב (דרישת חוק המתווכים §9), ושלא לחץ על קישור ההסרה. בכל מייל יש קישור הסרה כנדרש בחוק התקשורת, ולקוח שהסיר את עצמו מפסיק לקבל אוטומטית — ואתם רואים זאת בכרטיס שלו.
- תיבת המייל — "תיבת מייל" בתפריט. כל מייל שיוצא ללקוח נושא כתובת תשובה ייחודית. הלקוח לוחץ 'השב' כרגיל, והתשובה נכנסת אל תוך המערכת: למסך תיבת המייל (עם תג לא-נקראו בתפריט), לציר הזמן של הלקוח, ולהתראה אצל הסוכן האחראי. **התיבה הקיימת של המשרד ב-Gmail או ב-Outlook לא מושפעת בכלל** — המערכת לא משתלטת על הדואר שלכם.
- לענות ולצרף קבצים. מתוך השיחה במסך — התשובה יוצאת מכתובת המשרד ונרשמת בציר הלקוח. אפשר לצרף תמונות, וידאו ומסמכים (PDF, Word, Excel) עד 7MB בהודעה יוצאת. קבצים שהלקוח שולח נשמרים אצלכם: תמונות ווידאו נפתחים בתוך השיחה, מסמכים יורדים בלחיצה.
- התראה בוואטסאפ לסוכן. למשרדים עם מודול הוואטסאפ: הסוכן האחראי מקבל הודעת וואטסאפ שהלקוח ענה, אם יש לו מספר טלפון בפרופיל. ההודעה נושאת את **שם הלקוח בלבד** — תוכן ההתכתבות נשאר במערכת ולא עובר בערוץ חיצוני.
- מייל בפקודה קולית. 'שלח מייל לדנה שהחוזה מוכן' — הסוכן האישי מזהה את הלקוח בבחירה מפורשת, מציג לכם את הנוסח, ושולח רק אחרי אישור. המייל יוצא מאותה כתובת ותשובתו נכנסת לאותה תיבה.
שתי רשומות DNS — ומה הן עושות
החיבור מוסיף שתי רשומות אצל ספק הדומיין (הרשם שבו נקנה הדומיין) שמאשרות שהמערכת רשאית לשלוח בשם הדומיין. **זה לא נוגע לדואר הנכנס שלכם**: אין שינוי ברשומת MX, והתיבה הקיימת ב-Gmail או ב-Outlook ממשיכה בדיוק כמו קודם.
נדרשת הרשאת ניהול הגדרות במשרד, וגישה לניהול הדומיין אצל הרשם.
איך התשובה חוזרת בלי לגעת בדואר שלכם
כל מייל יוצא נושא כתובת תשובה ייחודית שלנו. הלקוח לוחץ „השב” כרגיל, והתשובה מגיעה אלינו ונכנסת לתיבה במערכת, לציר הלקוח ולהתראה. הדואר הרגיל של המשרד אינו עובר דרכנו ואינו מושפע.
שימו לב: לא רואים תשובות בתיבה אף שהלקוח ענה? קליטת התשובות מופעלת ברמת הפלטפורמה ולא ברמת המשרד — פנו לתמיכה ובדקו שההגדרה הופעלה. שליחת המיילים עצמה עובדת בלי קשר.
נושאים קרובים
לא מצאתם תשובה?
צוות התמיכה שלנו כאן — כתבו לנו ונחזור אליכם.