# שיחות, מרכזייה וסופטפון

כל שיחה נרשמת בכרטיס הלקוח, מתומללת ומסוכמת — בלי שאיש יקליד.

מתוך התיעוד של מתווכים — מערכת ניהול למשרדי תיווך. מקור: https://app.metavchim.co.il/docs#calls

## 1. חיבור המרכזייה

ניהול משרד ← 'מרכזיית טלפון': בוחרים ספק מהרשימה, מעתיקים כתובת אחת ומדביקים במסך ה-Webhook של המרכזייה. מרגע זה כל שיחה נכנסת מזוהה — לקוח קיים נפתח, מספר חדש הופך לליד.

## 2. תמלול וסיכום

שיחה מוקלטת מתומללת אוטומטית, מחולקת לתורות עם סימון מי דיבר — אתם או הלקוח — ומקבלת סיכום שנכנס לכרטיס. ההקלטה נמחקת אחרי התמלול.

## 3. המשך טיפול מתוך השיחה

בכרטיס השיחה, כשנפתח ממנה ליד, אפשר להמיר אותו לכרטיס קונה או לנכס בלי לעבור מסך. מה שהתמלול זיהה — עיר, תקציב, חדרים וכתובת — נכנס לטופס מראש, וכשזוהה מהשיחה שהלקוח מוכר, ההמרה לנכס מוצגת ראשונה. שתי האפשרויות תמיד שם: הזיהוי הוא רמז ולא החלטה.

## 4. סופטפון — לדבר מהדפדפן

מנהל המשרד מקצה לכל סוכן קו SIP (ניהול משרד ← מרכזייה ← 'קווי סופטפון לצוות'). אצל הסוכן מופיע כפתור 'חבר סופטפון' — ומאז הוא מדבר עם אוזניות ישירות מהמסך, כולל מענה לנכנסות.

## חיוג בלחיצה — לאן הוא מצלצל

לחיצה על 'חייג' בכרטיס לקוח פותחת שיחה בשני שלבים: קודם מצלצל אצלכם, וכשאתם עונים — מחייג ללקוח ומחבר. הצד שמצלצל אצלכם הוא שלוחת הסופטפון, אם הוקצתה לכם אחת; אז השיחה נפתחת מעצמה במסך, בלי צלצול ובלי להרים, ועל המסך מופיע מספר הלקוח שאליו אתם מתחברים.

- יש שלוחת סופטפון — השיחה נפתחת בדפדפן, מעצמה.
- אין שלוחה — מצלצל בנייד שבפרופיל שלכם, כמו קודם.
- אין גם נייד — נופל לקו ברירת המחדל של המשרד.

> המספר שאליו מחייגים נלקח תמיד מכרטיס הלקוח ולא מהמסך — כך שאי אפשר לחייג דרך המערכת למספר שאינו של איש קשר במשרד.

## מה למלא בהגדרות של 015

ניהול משרד ← 'מרכזיית טלפון', אחרי בחירת 015: מספר לקוח (customer), שם משתמש וסיסמה. שלושתם נדרשים לחיוג היוצא — בלעדיהם החיוג מציג הודעה שאומרת בדיוק איזה שדה חסר. מספר קבוצת ההקלטות (recordgroup) נדרש למשיכת ההקלטות, ומזהה מתקשר הוא בחירה: הוא מה שהלקוח רואה כשמצלצלים אליו.

> משרדים שחוברו לפני שנוסף שדה מספר הלקוח ימצאו אותו ריק — יש להשלים אותו פעם אחת, והחיוג חוזר לעבוד.

## מה נדרש מהמרכזייה

שני דברים בלבד: Webhook על אירוע שיחה, והקלטה שאפשר למשוך. המערכת מזהה את שמות השדות המקובלים של המרכזיות הנפוצות בלי הגדרה נוספת, ומציגה שדות שהגיעו ואינה מכירה — כדי שלא ייבלעו בשקט.

## מה המערכת מוציאה מהשיחה

מעבר לתמלול עצמו, כל שיחה מפורקת לשדות שאפשר לסרוק במבט — בלי לקרוא את כל השיחה מחדש. הראשון שבהם הוא הצד: קונה, מוכר, שוכר או משכיר. זה מה שקובע מה עושים עם כל השאר.

- צד, סוג נכס, עיר ושכונה, כתובת כשנאמרה.
- תקציב, חדרים, שטח, לוח זמנים ומימון.
- מה שביקש (מעלית, חניה), מה שהרתיע אותו, ומה שהתחייבתם לעשות.
- בלעדיות — כשהיא עולה בשיחה עם מוכר.

> שדה שלא נאמר בשיחה פשוט אינו מופיע. המערכת אינה מנחשת תקציב מסוג הנכס ואינה משלימה מספר שנשמע חלקי — עדיף שדה חסר על שדה שגוי שתצטטו ללקוח.

## ההקלטה נמחקת, התמלול נשאר

אחרי התמלול ההקלטה עצמה נמחקת. מה שנשאר הוא הטקסט והסיכום — מה שבאמת נחוץ לעבודה, בלי להחזיק הקלטת קול של לקוח לאורך זמן.

## שיחה ממספר שאינו מוכר

מספר שאינו קיים במערכת פותח ליד חדש עם השיחה מקושרת אליו. כך פנייה טלפונית אינה מסתמכת על כך שמישהו יזכור לרשום אותה.

## שאלות נפוצות

**אין לנו מרכזייה — אפשר בכל זאת לקלוט שיחות?**

כן. אפשר לשכור מספר וירטואלי מתוך המערכת (ניהול משרד ← מרכזייה), להתקין אפליקציית ספק במכשיר, או לחבר מרכזייה קיימת. האפשרויות, ההבדלים והמחירים מפורטים במסמך „חיבור שיחות ומרכזייה” שבתיעוד הציבורי.